スクール管理業務を1/10へ。東京ヴェルディが実現した、保護者の利便性向上と創造的な業務へのシフト

東京ヴェルディサッカースクールは、都内12拠点で展開。Jリーグクラブならではの質の高い指導を提供しています。レギュラーからプロ志向のプレミアまでレベルに応じたクラス編成に加え、女子専用クラスや主に知的・発達障がいのある小中学生を対象とした「グリーンハートクラス」を開講し、誰もがサッカーに親しめる環境を整えています。加えて、スポーツを通じた地域密着の社会貢献活動にも注力しており、地域と共に成長するコミュニティづくりを目指しています。

同スクールでは、複数ツールによる運用からhacomonoによる一元管理へ移行したことで、スタッフの事務作業を体感で10分の1まで削減。保護者の利便性も向上し、スタッフはイベントの企画・準備やレッスン内容の充実など、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになりました。

お悩み
・複数ツールによる運用で、体験申込〜入会〜会員登録の情報が分かれており、
　手続きごとに情報を引き継ぎ、システムへ転記する必要がある
・体験日程の確定までに保護者と複数回のやりとりを行っていたため、
　運営側・保護者側双方に効率的ではない
・紙申込・管理システム・決済システムをまたぐ運用が保護者にとってわかりづらく
　感じる部分もあり、それに応じて問い合わせ対応が多く生じる

実現したいこと
・複数ツールによる運用を一元化し、非効率な事務作業を削減するとともに、
　保護者にもわかりやすい手続きフローを実現したい
・入会・体験手続きをオンライン化することで、保護者の利便性を向上させたい

hacomono導入効果
・hacomonoによる一元化で電話による問い合わせ対応や確認作業が大幅に減少。
　事務作業は体感で約10分の1、物販やイベント受付、お客さまのお支払いもスムーズに
・予約枠・定員数を事前設定により、保護者はスマートフォンから空き枠を確認し、
　その場で予約が可能に。
　日程調整のやりとりが不要となり、運営側・保護者双方の利便性が向上
・運営の効率化によりイベントの企画・準備や障がい者スポーツ教室の開催など、
　より創造的な業務に時間を充てられるように
・オンライン手続きの実現により、入会申込用紙の保管・破棄作業が不要に
・イベント受付もhacomono内で完結できるようになり、先着順・抽選なども柔軟に設定

手作業だらけの環境を変えたい。
保護者の利便性を第一に考えた、システム見直しの決断

hacomono導入前、当スクールの運用には大きく分けて3つの課題がありました。

1つ目は「体験予約の受付・管理」にかかる工数です。
体験申込のシステムが管理サイトと別運用だったため、予約確定や案内、空き枠管理をすべて手作業で行う必要がありました。このアナログな対応が、現場にとって日々膨大な負荷となっていました。

2つ目は「体験から入会への導線分断」による二度手間です。
入会手続きは対面で行っており、紙の申込書に記載された内容をスタッフがシステムへ手動で転記する必要がありました。体験申込時の顧客情報を活用できず、お客さまにもご不便をおかけしていました。

3つ目は「手続きに関する問い合わせの多さ」です。
体験・入会・決済・物販などで都度異なるツールを使用していたため、全体の手続きが複雑化していました。保護者からのお問い合わせが多く、電話やメール対応で事務作業が滞ってしまう状況がありました。

「オンラインで手続きが完結するサービスが当たり前となる中で、この運用は保護者にとって不便ではないか」。運営側・保護者双方の利便性を高めるため、私たちはシステムの見直しを決断しました。

システムの機能性と、担当者への信頼感が導入の決め手に

システム選定にあたっては、複数社を比較検討しました。
その中でhacomonoを選んだ決定的な理由は、単なるシステムの機能性だけでなく、hacomono担当者の信頼感でした。

▲ 提案資料より　運用の負担を減らし、注力すべきところにフォーカスできる未来を提案

システムのリプレイスは、データ移行や保護者への案内など、現場にとって大きな負荷と不安を伴います。我々が抱えていた膨大な懸念点に対して、hacomonoの担当者は一つひとつ丁寧に向き合い、専門的な知見から回答を重ねてくれました。

特筆すべきは、単に「できます」と言うだけでなく、実現が難しい要望に対しても「現状の機能では難しいが、運用を工夫すればこのような方法で代替できる」と、プロフェッショナルな視点で具体的な解決策を提示し続けてくれた点です。

この「できること・できないこと」を明確に伝え、細かい課題にも一緒に解決しようとしてくれる姿勢こそが、システム移行という大きなハードルを越えるための何よりの信頼の証でした。

また、ウェルネスを通じて社会に貢献したいというhacomonoの企業姿勢が、我々の「スポーツを通じた地域社会への貢献」というビジョンと深く共鳴したことも、導入を決める最後の一押しとなりました。

事務作業は体感で10分の1に削減、企画や準備に使える時間が増加

hacomono導入後、まず大きく負担が軽減されたのが、体験申込と入会手続きです。
どちらもhacomono上で完結できるようになり、入会申込書の内容をスタッフがシステムへ転記する作業もなくなりました。

体験申込も、あらかじめ定員を設定しておけば、予約枠を自動でコントロールしてくれます。保護者はスマートフォンから空き枠を確認し、その場で予約できるなど、いつでも手続きが可能となり、運営側と保護者側、双方の利便性が大きく向上しました。

▲ 体験申し込みからhacomono基盤のスクールメンバーサイトより申し込みが可能に

さらに、これまで個別対応をしていたイベントの申込受付や参加費の決済、入会時のユニフォーム購入までシステム内でシームレスにつながったことで、事務局内の運用フローが劇的にスリム化されました。

結果として、事務負担は体感で導入前の10分の1にまで減ったと感じております。今では、創出された時間をレッスン内容のブラッシュアップや社会貢献活動の企画といった、我々が最も大切にしている「価値創造業務」へと集中させています。

サッカースクールを起点に東京ヴェルディをもっと好きになってもらいたい

東京ヴェルディでは、「サッカーを通じて社会に貢献する」ことをクラブの根幹として大切にしており、「障がい者スポーツ体験教室」をはじめとする多様な活動に取り組んでいます。
今回、hacomonoによる事務の自動化で捻出できたリソースを、こうした社会貢献活動の深化や、より魅力的なレッスンの企画へ再投資できるようになったことは、クラブにとって大きな前進です。

入会・体験手続きのハードルを下げ、より多くの子どもたちにサッカーの楽しさを届けることは、私たちの使命です。スクールや地域での活動をきっかけに東京ヴェルディに愛着を感じてもらい、スタジアムへ足を運んでくださる――。そんな「好循環」を、今後も地域社会と共に作り上げていきたいと考えています。スポーツの力で、地域とクラブの絆をより一層深めていくことが、私たちのこれからも続く挑戦です。

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