hacomonoへのリプレイスで作業負担が1/3、未収金ゼロを実現。保護者との関係性を崩さずにルールを徹底できる運営へ

子どもたちが夢中になれる環境づくりを大切にするSAEスポーツアカデミー。マニュアルで一律に指導するのではなく、その日の様子や興味に合わせた柔軟なレッスンは、「子どもがとても楽しそう」と保護者からも好評です。挨拶を含めた礼儀についても「教え込む」のではなく、日々のコミュニケーションの中で自然に身に付くものと考え、一人ひとりの自主性を尊重した指導を行っています。
同スクールでは、課題だった欠席・振替管理をhacomonoの導入により自動化し、保護者との良好な関係性を保ちながら、運営ルールを徹底できる体制を実現しました

お悩み
・欠席・振替を紙の出席簿で管理しており、確認のたびに過去の記録をさかのぼらなければならず、負担が大きい
・保護者が欠席・振替状況を確認できず、残回数などの問い合わせ対応が頻繁に起こる
・利用していたシステムでは3ヶ月ごとの決済設定ができず、請求書発行による運用となっており、未収金も発生

実現したいこと
・負担を減らしながらも、正確に欠席・振替を管理したい
・保護者が欠席・振替状況をいつでも確認できる運営を実現したい
・請求・決済業務を効率化し、未収金を防ぎたい

hacomono導入効果
・欠席・振替管理をhacomonoで自動化し、確認・管理負担を大幅に削減
・「マイページ」から保護者自身で欠席・振替手続きや履歴を確認できるようになり、問い合わせが大幅に減少
・3ヶ月ごとの決済設定に対応し、請求書発行が不要に。クレジットカード決済へ移行し、年間約80万円発生していた未収金がゼロに

過去の出席簿をさかのぼる欠席・振替管理に大きな負担

当社では以前から会員管理や決済にシステムを導入していましたが、保護者は振替申請ができるものの、「いつの分の振替か」まで管理することができませんでした。そのため、欠席・振替は出席簿で管理していました。振替申請を受けたときや、保護者から「あと何回振替できますか？」と聞かれるたびに、過去の出席簿をさかのぼって確認していたんです。

なかには「そんなに振替権利が残っていたかな？」と感じるケースもありましたが、運営や指導に加え、大会運営やプロテイン販売なども担っているため、一件一件確認する余裕もありません。負担を減らしながら、正確に欠席・振替管理ができる環境を整えたいという想いから、システムのリプレイスを検討することにしました。

先輩が指導する体操クラブでも導入、直感的な操作性も決め手

hacomonoはInstagram広告で知り、「欠席・振替を含めた生徒管理を一元化できる」という内容に興味をもっていました。そのようななか、偶然にも先輩が指導している体操クラブでも導入されていることを知りました。

実際の画面や操作性について確認してみると、欠席・振替管理を自動化できるだけでなく、運営側・保護者側ともに直感的に操作できるわかりやすい画面設計にも魅力を感じ、導入を決定しました。

振替権利や未納などセンシティブなやり取りが不要に

導入により、これまで出席簿で管理していた欠席・振替管理が自動化されました。「マイページ」から欠席・振替手続きのほか、その履歴やレッスンスケジュールなどを保護者自身がいつでも確認できるようになり、「とても便利ですね」というお声をいただいています。振替権利の有無も「振替チケット」として見える化されたことで、残回数に関する問い合わせもなくなりました。

スクール運営では、保護者との良好な関係性を維持することが大切ですから、振替権利の有無や未納など、センシティブな話はできるだけ避けたいというのが本音です。目の前に楽しそうな子どもが来ていると、なおさらルールよりも子どもの気持ちを優先してしまうこともあります。その点も、hacomonoで管理できるようになったことで、保護者との関係性を損なうことなく、ルールに沿った運用を実現できました。

事務作業負担が3分の1、未収金はゼロに。今後も「ワクワク」を育む指導へ

経営面では、以前のシステムでは設定できなかった「3ヶ月毎」のクレジット請求も可能となり、請求書発行が不要となったことで、年間約80万円発生していた未収金がゼロになったことも大きな成果です。入金確認や請求書の再発行、電話・メールでの督促などストレスを感じる作業もなくなりました。

このように業務が効率化された結果、もともと別のシステムで会員管理・決済を行っていた当スクールでも、事務作業の負担は体感で以前の3分の1程度まで軽減されたと感じます。すべてを手作業で管理しているスクールであれば、さらに大きな変化を実感できるのではないでしょうか。もし私と同じように、「子どもたちのために取り組みたいことがあるのに、時間がなくて手を付けられない」と感じている方がいれば、hacomonoは新しい取り組みに挑戦する時間を生み出してくれる存在になると思います。

当スクールでは今後ものびのびとした環境で、子どもたちにワクワクするようなレッスン提供に力を入れていきます。楽しい経験を通じて好奇心を伸ばし、そこから自分の好きなこと、なりたい自分を見つけてもらいたいと考えています。

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