手続きの完全Web化で書面の回収や本部への郵送作業を削減。事務作業を効率化し、生徒・保護者とのつながり強化に注力できるように

ACE DANCE STUDIOは、月謝制店舗とチケット制店舗という別運用の課題を「hacomono」で解消し、事務作業を1/3に削減することに成功しました。

お悩み
・入会や口座振替手続きを書面で行っているため、店舗での回収や本部へ郵送が必要で、手続き完了までに時間と手間がかかっている
・紙チケットを利用しているが、紛失・破損・持参忘れが多く、利用回数の確認や再発行が頻繁に発生。さらに、店舗でしか購入できないため、保護者にとっても不便となっている

実現したいこと
・入会から決済まで、スタッフの介在なしで完結する効率的な運営体制
・紛失や破損、持参忘れの恐れがない電子チケットの導入

hacomono導入効果
・事務作業が大幅に削減され、スタッフはSNS運用や顧客とのコミュニケーションに注力
・どこにいても店舗の入会・集客状況をリアルタイムに把握できるようになり、スタッフの働き方も改善

ACE DANCE STUDIOには月謝制店舗とチケット制店舗がありますが、それぞれに課題を感じていました。月謝制店舗では、従来書面にて入会や口座振替手続きを実施しており、お客さまより書類を回収後、本部に郵送するというアナログで時間のかかるフローでした。一方、チケット制の店舗では、紙チケットの破損・紛失・持参忘れが多く、その都度、利用確認の手間が発生。さらに、チケットの店舗販売も管理側・お客さま側の双方に不便さを生んでいました。

これらの課題を解決するため、全手続きをWeb化できる「hacomono」を導入しました。導入後は、入会から決済までがWebで完結し、月謝徴収も自動化。会員がマイページでチケット購入やプラン変更ができるようになり、事務作業は1/3に削減されました。

事務作業が効率化された分、スタッフはSNSや動画の投稿頻度を高め、積極的に施設のPR活動に取り組んでいます。実際に「動画を見て体験に来ました」「Instagramをフォローしました」といった声も増え、こうした取り組みの成果を実感しています。

株式会社ACESOME 企画・運営・広報担当村井広美様のコメント

「hacomono」導入の最大の決め手は、すべての手続きをWeb上で完結できる点でした。スタッフが常駐していない店舗もありますが、広大な北海道ではスタッフが容易に店舗間を行き来できません。そのため、お客さまご自身でスマートフォンから手続きを完了していただけることは、非常に便利です。中でもスマートフォンからクレジットカード決済で手続きできるようになったことは、「子どもに現金を持たせずに済む」と、保護者からもとても好評です。

インストラクターと運営業務を兼務していたスタッフはレッスンの準備や生徒・保護者とのコミュニケーションにより集中できるようになりました。特に体験者へのフォローを手厚く行えるようになったことは、さらなる拡大を目指す当スクールにとって、とても嬉しい変化です。

また、入会者情報やレッスンの参加状況も、リアルタイムで確認できるようになり、スケジュール変更など、参加率向上に向け迅速に対応できるようになりました。それらの店舗情報も、店舗に行かずにスムーズに確認できるため、私自身、とても効率良く働けるようになりました。

今後はさらなる店舗拡大に加え、少子高齢化を見据えて30〜40代のミドル層およびシニア層に向けたレッスン展開も検討していきます。

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https://ace-dance.com/