hacomonoは「もう１人の自分」事務作業を任せ、生徒の育成に注力。ブランド価値も向上

Seedは、プロ育成ミュージカルスタジオです。「本物を育てる」をコンセプトに、技術力・精神力・人間力を兼ね備えた上質なアーティストの育成に取り組んでいます。
同スタジオは、hacomonoにより事務作業を大幅に削減し、選抜・少人数制だからこそ実現できる一人ひとりへの丁寧な指導に注力できる環境を整えました。さらに、生徒・先生双方にとって使いやすい運営体制を構築したことで、スタジオのブランド価値向上にもつながっています。

お悩み
・生徒管理・決済を別システムで管理しており、入力や集計などの事務作業が煩雑
・欠席・振替者情報を運営側で取りまとめて先生へ共有。生徒から直接先生へ連絡がいくこともあり、先生・運営者双方の負担が大きい
・事務作業に時間を取られ、本来注力したい生徒一人ひとりへの指導やサポートに十分な時間を確保できない

実現したいこと
・生徒管理と決済を一元化し、効率的な運営体制を構築したい
・欠席・振替手続きや情報共有を自動化し、先生・運営者ともに指導へ集中できる環境を整えたい
・運営品質を高め、選抜制・少人数制スクールにふさわしいサービスを提供したい

hacomono導入効果
・生徒管理・決済・入会手続き・レッスン予約を一元管理し、事務作業を大幅に削減。指導に集中できるようになったほか、休止していたオンラインレッスンも再開
・「メンバータイプ」機能により、選抜結果に応じたメッセージ配信から入会手続きまでを効率化。応募が集中する新規入会時もスムーズな運営を実現
・「コミュニケーション機能」を活用し、ルールに則った連絡フローと履歴管理を実現
・「マイページ」により生徒自身で予約・欠席・振替を管理。予約ミスの防止と先生・運営者の情報共有負担を軽減
・洗練された運営体制により、スクールのブランド価値向上に寄与

複数システム運用による煩雑な事務作業に課題

当スタジオでは、選抜制・少人数制を採用し、一人ひとりに寄り添った指導を行っています。そのため私自身も、指導者兼運営者として生徒や先生との密なコミュニケーションを大切にするなかで、非効率な運営フローが課題となっていました。

例えば、生徒管理と決済に別々のシステムを利用していたために、データを同期させる入力作業が発生していたほか、スプレッドシートによるクラス名簿や出席簿の作成など、日々の管理業務に多くの時間を費やしていました。

さらに、欠席・振替者情報は私が取りまとめ、先生一人ひとりへ共有していました。常に「忘れてはいけない事務作業や共有事項」が頭の中にあり、気が休まることがありませんでした。

「これ一つでやりたいことが叶う」多機能なシステムを評価

hacomonoのことは以前から知っていましたが、大規模施設向けのシステムというイメージがあり、当スタジオのような小規模かつ選抜制という運営スタイルには合わないのではないかと考えていました。しかし実際に話を聞くと、必要な機能が幅広くそろっており、「やりたいことがすべてhacomono一つで叶えられる」と感じました。

生徒管理と決済を一元化できることに加え、特に魅力を感じたのが、生徒一人ひとりと個別にやり取りできる「コミュニケーション機能」です。当スタジオでは、生徒の責任感やコミュニケーション力を育てることも教育の一環と考えています。そのため、欠席時には理由を明記して連絡することをルールとしており、この運営方針の実現と、やり取りの履歴管理ができる点は大きな魅力でした。

事務作業をhacomonoに任せ、生徒と向き合う時間を創出

私にとってhacomonoは、「事務作業を担当してくれるもう一人の自分」のような存在です。事務作業をhacomonoに任せられるようになったことで、生徒一人ひとりへの指導やレッスン内容を考える時間を、これまで以上に確保できるようになりました。

その結果、多忙を理由に休止していたオンラインレッスンを再開することもできました。オンラインレッスンはどなたでも参加できるため、地方在住で通学が難しい方にも学びの機会を届けられるだけでなく、新たな才能との出会いの場にもなっています。

さらに、オンラインレッスンやワークショップの参加者情報をhacomonoで一元管理できるようになったことで、これまでSeedに興味を持ってくださった方とのつながりも継続しやすくなりました。大切なご縁を取りこぼすことなく、継続的にご案内を届けられるようになったことも、大きな変化です。

独自の運営スタイルをhacomonoで実現

以前は、選抜に合格された方一人ひとりと個別にメールでやり取りをしながら入会手続きを進めていました。現在は、「メンバータイプ」機能により、選抜結果に応じたメッセージを送信できるほか、その後の入会手続きも生徒自身で完了できます。応募が集中する新規入会時でも事務作業に追われることがなくなり、運営負担は大幅に軽減されました。

また、生徒は「マイページ」から予約状況の確認や欠席・振替手続きを自身で行えるようになったうえ、情報はリアルタイムで管理画面へ反映されます。先生たちは最新情報をいつでも確認できるようになり、本来の業務へ集中できる環境が整いました。

私は、Seedというブランドの価値を高めるためには、先生や生徒だけでなく、システムも含めて質を高めることが重要だと考えています。hacomonoの導入は、私たちが目指す運営スタイルの実現を支えるとともに、ブランド価値の向上にもつながっていると感じています。今後も、選抜をくぐり抜けたスキルと熱量の高い人材が集まる唯一無二のスクールとして、良い人材を育成・輩出し、業界全体の底上げに貢献していきたいです。

▼プロ育成ミュージカルスタジオ Seed