運営の自動化で、全国へ学びを届ける基盤をつくる。hacomono一元化で問い合わせ8割減。スマイルアースが描く『教育×チア』の未来

代表の井上紗奈江氏が「チーム競技でありながらも、一人ひとりに向き合うチア指導を実現したい」という想いから誕生したパーソナルチアスクール「さなチア」。スキルの向上だけでなく、チアスピリッツを大切にした指導や、自ら考え課題を乗り越える力を育む教育にも力を入れており、全国各地でワークショップも開催しています。
同スクールでは、予約や生徒管理、決済などを複数のシステムで運用していたため、多くの手作業が発生していました。hacomonoの導入により、それら業務の多くを自動化したほか、予約フローの改善によって問い合わせ件数が8割以上減少。事業拡大を支える運営基盤を構築できました。

お悩み
・レッスン予約・生徒管理・決済と複数システムで運用しており、
　データ集計や同期など手作業が多く、事業拡大に限界を感じる
・予約方法が分かりにくく、初回予約前に必ず複数回の問い合わせが発生していた
・レッスンキャンセル・振替時に手動での返金計算・振込対応が必要。時間と手間がかかる
・クーポン・割引機能を使いたくても仕組みがなかった

実現したいこと
・運用システムを一元化することで手作業を減らし、
　事業拡大に向けた取り組みに注力できる運営基盤を構築したい
・保護者にもわかりやすい予約フローを実現したい

hacomono導入効果
・予約問い合わせが約8割以上減少：ホームページから直接予約するケースが増加
・キャンセル・返金対応がほぼ自動化され、手動業務・ミス・漏れが激減
・会員のステータス（在籍月数・決済状況）を可視化できオンラインスクール管理が効率化
・セグメント配信：レッスン出席回数が少ない生徒への個別アプローチが可能になり、
　離脱防止に活用
・物販もhacomono上で一元管理が可能に
・クーポン・割引機能を活用：3周年キャンペーン、新インストラクター向け割引を実施し、
休眠層の予約転換に成功
・スタッフ間の情報共有が改善：インストラクターごとにアカウント権限を付与し、
担当生徒情報をすぐ確認可能に
・オンラインサービス「Sana Cheer Academy」をスタートし、
全国の子どもたちへ学びの機会を提供

事業拡大を阻む手作業の多い運営に課題

当社ではかつて、レッスン予約や生徒管理、決済、さらにはオンライン物販それぞれに別のシステムを利用していました。そのため、分散したデータの集計や同期など、スタッフが補完しなければならない作業が多く、ミスも発生していました。

加えて、初めて利用する方からほぼ確実にお問い合わせを受ける予約フローも課題でした。わかりづらさが予約への意欲を低下させる懸念があったほか、電話対応の負担も感じていました。

同業者からの推薦に信頼感、一元管理とわかりやすい導線を評価

新しいシステムを探していたところ、スポーツ業界に従事する知り合いから勧められたのがhacomonoでした。レッスン予約や生徒管理、決済管理までを一元管理できることに加え、今後さらに力を入れていきたいと考えていたオンライン物販にも対応できる機能が搭載されています。保護者にも迷わず予約していただける、わかりやすい導線を実現できる点も評価し、導入を決定しました。

hacomonoにはスクール向けの契約プランが複数ありましたが、パーソナルレッスンやグループレッスン、イベント、さらに開講予定であったオンラインサービスなど、サービスごとに適した運用を実現したいと考え、幅広い機能を利用できる「マスタープラン」を選択しました。

問い合わせ8割減、運営負荷も大幅に軽減

導入後は、レッスン予約・生徒管理・決済情報に加え、オンライン物販までをhacomono一つで管理できるようになり、複数のシステムに分散していたデータを横断して確認する必要がなくなりました。とりわけ予約導線の改善は、保護者からの問い合わせ件数を8割以上減らすことにつながったほか、当社を認知してから体験レッスンをご予約いただくまでの時間も短縮されるなど、わかりやすい予約導線が運営にもたらす効果を実感しています。

これまで手動で料金を計算していた返金対応も、今ではボタン一つで完了できるなど、多くの作業がhacomonoでほぼ自動化され、事務作業の負担は大幅に削減されました。こうした業務効率化により、全国の子どもたちへ向けたオンラインスクール「Sana Cheer Academy」も順調にスタートできました。対面でのレッスン参加が難しい子どもたちへも学びの機会を提供できるようになり、事業の幅を広げることにつながりました。

運営基盤を活かし、新たな挑戦へ

導入により、前回の受講から一定期間が空いている生徒のみを抽出して個別にフォローメールを送るなど、既存会員へのフォローも強化できるようになりました。以前は実施できなかった離脱防止施策が、負担を増やすことなく実行できるようになったことも、嬉しい変化です。

このように、既存会員の離脱防止に取り組みつつ、事業拡大による新規会員を受け入れられる運営基盤が整った今後は、「Sana Cheer Academy」の発展により力を入れていく予定です。このアカデミーを通じて、チアリーダーとして必要なスキルだけでなく、物事の課題を見つけ、自ら考え、乗り越えていく力も育める環境を提供していきたいと考えています。その先も、正しい学びをより多くの子どもたちへ届けるために挑戦したいことは数多くあります。引き続き「教育×チア」をコンセプトに、一つひとつ形にしていきたいと思います。

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