ReViNa（レビナ）は、"一瞬ではなく一生のボディメイク"というコンセプトのもと、関東を中心に全国100店舗以上を展開するパーソナルトレーニングジムです。 同社では、来店時やLINEでお客様と都度やり取りをしながらセッション予約を決定しており、トレーナーの予定とhacomono上の予定を二重に更新する手間が課題となっていました。 

この課題解決に向け、基幹システムとして導入しているhacomonoの新機能・Google カレンダー連携機能をトライアル導入。予約情報とトレーナーの予定を一元管理し、シームレスなスケジュール管理の実現を目指しています。

導入の背景
・セッション予約管理は、hacomonoとトレーナーのGoogle カレンダーの二重登録が必要
・予定ブロック漏れや入力漏れによる、スケジュールミス・リマインド未送信に繋がる懸念
・hacomonoの予約情報とトレーナー予定の一元管理を目指し、Google カレンダー連携機能をトライアル導入

導入効果
・店舗責任者がテスト運用中。設定は簡単で、今後の展開にも懸念なし
・二重登録の手間を解消し、スケジュール調整ミスの回避を実現
・週・月単位で予定を確認でき、空き枠調整やスケジュール把握が容易に
・今後は全社展開に加え、体験・カウンセリング予約への活用も視野に

二重管理によるスケジュール登録の手間と調整ミスのリスクが運営の課題に

- 抱えていた課題を教えてください

ReViNaのセッション予約は、空き枠を一般公開せずにLINEや対面でのやり取りを通じて都度調整する運用を行っています。これは、お客様一人ひとりと丁寧に向き合い、目標達成まで伴走し続けるという弊社の理念を大切にしているからです。

しかし、予約確定のたびにhacomonoとトレーナー個人のGoogle カレンダーの双方へ予定を登録しなければならず、二重管理の工数が大きな負担となっていました。すべての予定をhacomono上に集約できれば理想的ですが、トレーナーの別業務や私的な予定も存在するため、システム上で網羅的に管理することには限界がありました。

こうした中、Google カレンダーへの入力のみで完結したと誤認し、hacomono側への反映が漏れてしまう事例が発生。お客様から前日のリマインド不達に関するお問い合わせをいただいたことで発覚し、セッションは実施できましたが、二重管理を起因とする予約漏れやダブルブッキングのリスク回避は、店舗運営における優先度の高い課題と認識していました。

Google カレンダーのアカウント連携設定はスムーズに完了。スケジュールの相互連携により、作業負荷も精神負担も軽減

- Google カレンダー連携のトライアルの感想をお聞かせください。

まず想像以上に設定が簡単でした。マニュアルを見た上で、短時間で設定できたので、導入のハードルは低いと感じました。

今1週間ほど利用していますが、スケジュールが自動更新で相互連携されるようになり、
「今まで、結構めんどくさいことをしていたのだな」と改めて実感しました。

Googleカレンダーだと、週単位の表示ができるのですごく便利です。セッション以外の仕事も多いので、広い時間軸で予定を把握できるのはありがたく、空き枠を俯瞰把握しながら調整できるのはhacomonoだけでは得られない価値と感じました。

私はPCで見ていますが、今後トレーナーがスマホで見ながら広く活用していくイメージも沸きました。トレーナーの負担軽減に繋がると思います。

- 今後、どのような効果を期待されていますか？

現在オープン予定も含め、130店舗への拡大も決まっており、これまで以上にトレーナーのスケジュール管理の重要性は高まると感じております。Googleカレンダー連携昨日の正式リリース後には全社で利用できるよう、現在準備を進めております。

また、将来的には、トレーナーの予定を解放し、ホームページ経由での新規体験予約やカウンセリングの自動受付なども視野に入れていけたらと思っております。

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