愛媛パールズ体操スクールは「hacomono」で事務作業量を大幅に削減。振替手続きのフローも改善され、お客さまから喜びの声が寄せられるなど顧客満足度の向上にも成功しました。

お悩み
・メールや電話による振替調整がスタッフおよびお客さまの負担となっている 
・体験日の調整に時間がかり、お客さまにご迷惑をおかけしている 
・店舗を増やしたいが、・事務作業量がこれ以上増えては対応できない

実現したいこと
・振替手続きや管理を手軽にしてくれるシステム導入 
・体験申込から日時の確定までをスムーズに実施できる体験申込フロー 
・事務作業量を削減し、新店の準備に余裕を持・って対応できる環境作り

hacomono導入効果
・振替対応時間を月150時間削減、振替ルールを緩和し生徒の継続を促進
・スマホからの手軽な体験申込手続きで体験者数が増加、入会者数は2倍に 
・事務作業量1/10、生まれた時間で保育園を含めた店舗展開に着手

振替対応時間を月150時間削減、振替ルールを緩和し退会抑止に成功

愛媛パールズ体操スクールでは長年、体験や入会手続きは店舗にて、振替手続きはメールや電話で対応しており、スタッフが多くの時間を費やしていました。振替管理の負担を考えると振替ルールを厳しくせざるを得ず、お客さまからは「振替手続きが手間」という声が寄せられていたうえ、振替のしづらさを理由に退会する方も少なくありませんでした。

「hacomono」導入後は、お客さまがスマートフォンの「マイページ」から簡単に振替手続きができるようになり、多くの方から喜びの声をいただきました。さらに、「hacomono」により振替調整や振替期限の管理が自動化され、スタッフが月に約150時間を費やしていた対応時間がほぼゼロになりました。スタッフに負担がかからないため振替ルールも大幅に緩和できた結果、振替のしづらさを理由に退会を検討していた方の継続につながりました。スクールの運営において、振替のしやすさは継続率向上の重要な要素であることを、改めて実感しています。

手軽な手続きフローで体験者・即日入会者が増加、入会者数が2倍に

以前は、LINEで届いた体験申込に対して、まずスタッフ間で「誰が返信するか？」から始まっており、その後はお客さまとの日程調整と、体験日時が確定するまでに時間がかかっていました。現在は、体験スケジュールからお客さまが都合の良い日時を選ぶだけで確定するため、スタッフを介さずに体験予約がスムーズに完了します。この手軽な手続きフローを実現できたことで、体験者数が増加しました。体験後、入会までの期間も以前は1〜2週間、時には1ヶ月のこともありましたが、「hacomono」導入後は即日入会していただける方が増え、結果として入会者数がかつての2倍になる月も出てきました。自宅にいながらにしてスマートフォンから入会手続きができるようになり、入会手続きのためだけに来館する必要がなくなったことが要因と考えています。即日入会が増えたことで、クラスの人数を早めに確定することができ、スムーズなスクール運営につながりました。

作業量1/10に削減、生まれた時間で店舗展開を計画

スクール運営においては、生徒の保護者として両親だけでなく、祖父母が関わるケースも多くあります。「我が家は主におばあちゃんが手続きをするので」と、生徒の祖母が「hacomono」を操作している家庭もあり、その使いやすさも大きなポイントになっています。

現在、体験・入会・振替手続きなどの事務作業量は従来の1/10と大幅に削減され、新人スタッフに対しても、生徒の補助の仕方など実践的な教育に、より多くの時間を割けるようになりました。新しい業務に対応できる時間的余裕も生まれたため、現在は新店の準備に力を入れています。今後、3〜4店舗の増設を計画しており、そのうち1つは保育園とすることも検討しています。忙しくなるとは思いますが、「hacomono」がスタッフ2人分ほどの働きをしてくれるため、十分に実現可能だと考えています。店舗を増やし、より多くの生徒に体を動かす楽しさを伝えていきたいと思います。

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愛媛パールズ体操スクール【創立34年】松山市の体操教室

愛媛県松山市の体操教室です。未就園児から、幼児・小学生まで元気に楽しく通える体操コース。バク転・トランポリン・アクロバットなど、より競技のレベルを高めたい子ども達のための技術クラスも豊富。愛媛パールズ体操スクールという舞台で成長し、仲良く笑顔になれる。そんな場所を目指しています。

ehime-pearls.com