業務効率化が成長の原動力に。運営の一元自動化で講師採用・クラスを拡充し生徒数30％増を実現

韓国語教室Binariでは、予約機能付きのホームページ作成システムで運営していましたが、機能が限られており、代表者が毎月の入金確認など多くの事務作業を担う必要がありました。

そこで「hacomono」を導入し、事務作業を自動化・効率化。時間のかかっていた入金確認が不要になったほか、講師採用やクラス拡充、固定店舗展開など拡大を支える体制も整い、生徒数の増加につながりました。

お悩み
・レッスンスケジュール作成など、毎月手動で行う事務作業が多く、業務負担が大きい
・月謝支払い時にお客さまが毎月手続きする必要があり、支払い漏れや金額間違い、
　名義不一致などのトラブルが頻発。入金確認に多くの時間と手間がかかる

実現したいこと
・レッスンスケジュールを自動生成し、毎月のカレンダー作成を省力化したい
・月謝徴収を自動化し、運営側の入金確認やお客さまの支払い操作が不要な仕組みにしたい

hacomono導入効果
・生徒数が増えても事務作業が増えない運用体制を構築
　クラス・新店舗を追加し、生徒数が約30％増加
・月謝徴収の自動化により、運営側の入金確認作業とお客さまの支払い操作が不要に
・振替制度の新設により振替を活用して他クラスを楽しむ生徒が増え、教室が活性化

生徒増加が進む一方で、事務負担とミスが深刻化

Binariは従来、予約機能も備えたホームページ作成システムで運営していました。レッスンの予約や月謝徴収機能も付いていましたが、あくまでも付属的な機能でしかなかったため、毎月手動で補完すべき事務作業が多く発生していました。

また、お客さまには月謝払いの操作を毎月行っていただく必要がありましたが、支払い漏れや金額間違い、名義の不一致も多く、毎月の入金確認は「またあの作業が始まるのか…」と感じるほど憂鬱でした。

生徒数が増えるにつれて事務作業はさらに増え、対応に追われていたある日、仮で予約していた教室のキャンセルをうっかり忘れてしまうという出来事がありました。「このままではお客さまにご迷惑をおかけするミスにもつながりかねない」──そんな危機感から、会員管理システムのリプレイスを決断しました。

導入実績の豊富さと使いやすさを追求する姿勢に「信頼」と「安心」

「hacomono」はInstagramの広告で知りました。スクール運営が一元管理できることや、小規模な事業者でも導入できる点に魅力を感じました。

システムは一度導入したら簡単に変えられません。開発会社が事業を縮小したり、サポートが突然なくなってしまうことは大きな懸念でしたが、「hacomono」は導入実績が豊富で、定期的にアップデートを繰り返して使いやすさを追求している姿勢に安心感を覚えました。

何より決め手になったのは、営業担当者の対応です。こちらのニーズに対して「できること」「できないこと」を明確に伝えてくれ、できない場合も、既存の機能でどうすれば対応できるか親身に相談に乗ってくれました。「この企業・この担当者ならばこれからも安心してお任せできる」と感じ、導入を決めました。

事務作業の効率化が、クラス拡充と生徒増加を後押し

「hacomono」導入後、最も大きな変化は「心の余裕」と「時間」が生まれたことです。

クレジットカード決済により月謝徴収を自動化できたことで、時間のかかっていた入金チェックが不要になった上、お客さまに毎月お支払い操作をしていただく手間も解消されました。さらにスケジュールも自動で生成されるなど、事務作業時間を大幅に削減できました。

「hacomono」で運営を正確かつスムーズに管理できるようになったことで、事務負担を理由に見送っていたクラス拡充にも踏み切れました。新たに講師を4名採用し、クラスも4クラス追加。これにより生徒数も導入前と比較して30％ほど増加しました。

また、これまで実現が難しかった振替も可能になりました。導入前は、お客さまの利便性を高めたいと思いつつ、事務的な手間を考えて諦めていました。しかし、「hacomono」を導入したことで、振替電子チケットが自動で発行・管理されるようになったため、「翌月末まで・他クラスも可能」という振替制度を新設できました。

その結果、「振替をきっかけに他のクラスを楽しむ」お客さまが増え、「○○先生のクラスも面白かった」といった口コミが広がるなど、教室の活性化につながっています。新規に入会された方からは「柔軟な振替制度があるのでBinariにしました」というお声もいただきました。

振替同様、追加受講のチケットもお客さまのマイページから気軽に購入できるようになったことで、単発チケットの売上も導入前の1.5倍に増加しています。

私は現在育児中ですが、「hacomono」を導入したことでしっかり家族との時間を確保できています。心と時間に余裕が生まれたことで、新たに生徒向けの「相談フォーム」を設け、これまで以上に韓国語学習のサポートにも注力できるようになりました。

今後は、オンラインレッスンの導入や、キッズやシニアクラスの拡充も検討しています。韓国語を“生涯学習”として楽しめる場にしていくことが、今の目標です。