予約データの可視化で課題を発見　分析から導いた新施策で新規顧客を獲得

レイダンスコレクションでは、自社開発システムの機能不足により発生していた事務作業を「hacomono」で大幅に削減しました。

お悩み
・入会手続きや受講管理を紙で行っており、システム再入力による転記ミスや残業が発生
・イベントの入金確認では、会員番号・氏名の入力漏れが多く、
　確認作業に手間がかかっている

実現したいこと
・紙媒体での煩雑な作業から解放され、スタッフが生徒サポートに集中できるようにしたい
・入会やイベント申込、支払いなど、すべての事務作業をWeb上で自動化・一元管理したい

hacomono導入効果
・入会やイベント申込、月謝徴収をWebで自動化し、システム連携で事務負担を大幅削減。
　紙の管理や入力ミスも解消
・事前予約制の導入により、生徒の受講状況を詳細に把握・分析可能に。
　データをもとに「デイタイムチケット」を新設し、新規顧客開拓に成功
・イベント申込状況をリアルタイムで確認できるようになり、
　スタッフ・講師と生徒のコミュニケーションが活性

レイダンスコレクションでは従来、自社開発のシステムを利用していましたが、入会手続きや受講管理などは紙で行っており、イベント開催時の入金管理もスタッフが実施していました。しかし、「目の前の生徒対応」と「煩雑な事務処理」が重なることで、ミスが頻発。後日、ミスに気づいて再確認および修正が必要になるという悪循環が生まれていました。

そこで、これらの課題を解決し、スタッフが余裕を持って生徒と触れ合える機会を増やそうと「hacomono」へリプレイスしました。導入後は、入会やイベント申込がWeb化されたことで、スタッフの事務作業が大幅に削減。さらに、事前予約制の導入により正確な受講者情報の把握・分析も可能になりました。

分析の結果、猛暑の影響で参加者が減少しやすい、「夏の平日・日中クラス」の活性化が課題であることが判明したため、お手頃な価格で利用できる「デイタイムチケット」を限定販売。すると、夏休み中の学生や主婦層から好評を得て、平日昼間の全クラスで参加人数が増加した上、新規顧客の獲得にもつながりました。現在は、夏以外の季節でも実施を検討しています。

株式会社レイダンスコレクションスタジオ事業部副事業部長
植村奈奈さま／同スタジオ事業部　チームリーダー林咲良さまのコメント

以前は事務作業に追われ、「少しでも気を抜くと間違えてしまいそう」という緊張感がありました。しかし、「hacomono」導入により事務作業が大幅に効率化され、心に大きな余裕が生まれています。

特にイベント運営において、その効果を強く感じています。従来は申込期間終了後でなければ把握できなかった申込者情報が、今ではリアルタイムで把握できます。そのため、生徒さんが来校された際にすぐにお礼を伝えたり、講師に「〇〇さんが申し込んでくれました」と共有したりと、イベント申込をきっかけにスタッフ・講師・生徒さんの間で新たな会話が生まれるようになりました。

その他、過去のご参加者にも「hacomono」からスムーズにイベント案内を送れるようになったことも相まって、今年の渋谷校のイベントは過去最大の参加者数を記録しました。

今後は、振替チケットの消化率や追加チケットの利用者など、より細かなデータ分析をもとに運営改善を進めていく予定です。実際に、参加者が伸び悩んでいるクラスのデータを分析し、レッスン内容や曜日・時間を調整した結果、生徒数が2倍以上に増えた例も出てきました。

今後も、生徒さま・講師と密なコミュニケーションを大切にしながら、ダンスを通して輝く女性を増やしていきたいと考えています。

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