複数ツールを「hacomono」で一元化　事務手続きを月60時間削減し体験者のサポート強化で入会率が1.2倍に飛躍

Re:Actionダンススクールは、複数のツールを使う複雑な運用フローを「hacomono」で整理し、事務手続きにかかる時間を大幅に削減しました。

お悩み
・体験、入会、決済と、複数のツールを使用する複雑な運用によりミスが起こる
・体験や振替情報の共有が遅れがちでインストラクターが指導内容を決めづらい
・体験者、入会者などのデータが分散しているため収集や分析に時間がかかる

実現したいこと
・体験、入会、決済を一元管理し、シンプルな運営フローの構築
・インストラクターがレッスン前に体験や振替情報を正確に把握できる運営
・体験者、入会者などのデータをスムーズに分析し、運営改善に活用できる体制

hacomono導入効果
・事務手続きを月60時間削減し体験者をサポート、体験からの入会率1.2倍
・参加者のリアルタイム共有で、インストラクターが指導しやすい運営を実現
・データ活用で課題を発見し、販促に注力すべきタイミングも把握

運用フローの整理で体験前後のサポートに注力、体験からの入会率が1.2倍に

体験や入会、決済手続きと、複数のツールをかけ合わせる複雑な運用によりミスが発生し、お客さまにご迷惑をおかけする事象が起きたため、それらの手続きを一元管理かつ自動化できる「hacomono」を導入しました。

運用フローがシンプルになったことでミスが起きづらくなっただけでなく、体験や入会、決済手続きの自動化により、これまで事務手続きにかけていた時間を全店で月あたり60時間も削減することができました。その分、体験前のカウンセリングや体験後のフォローを手厚くしたところ、導入6ヶ月で体験からの入会率が平均25％から30％以上と1.2倍に高まりました。お客さまと丁寧にコミュニケーションを取ることで不安を解消し、当スクールの魅力をしっかりと伝えられるようになったことが、成果につながっているのだと思います。

スムーズな参加者情報の共有でインストラクターが指導しやすい環境を実現

「hacomono」を導入し、インストラクターからも喜ばれています。以前は、公式LINEに届くお客さまからの体験や欠席、振替連絡に一次担当のスタッフが回答し、その後、対象校舎のスタッフがインストラクターへ共有するという流れで時間がかかっていました。レッスン前にインストラクターへの情報共有が間に合わないケースもあり、レッスンを始めてみたら体験者や振替の生徒がいることがわかり、急遽レッスン内容を変更しなければならないこともありました。「hacomono」導入後は、お客さま自身で欠席や振替対応を行えるようになり、その情報がインストラクターのスマートフォンにリアルタイムで反映されます。インストラクターからは「体験者の有無を事前に把握できるようになったため、レッスン内容を立てやすくなった」という声が聞かれています。

なお、「hacomono」がLINEと連携していて手続きの入り口が以前と変わらない点もよかったです。大きな混乱もなく、既存のお客さまも違和感なく操作できているようです。

データ活用で課題を発見、販促タイミングを逃さない運営で倍の会員数を目指す

「hacomono」導入により運用が変わることについてはもちろん不安もありました。導入当初も、問い合わせが殺到するかもしれないと身構えていましたが、大きな問題もなく、終えることができました。LINEで運営側とやりとりすることなく、お客さま自身で欠席や振替手続きが完了する運営フローは明らかに以前より手軽ですし、今は様々な場面でWebサービスが浸透していますから、お客さまも慣れているのだと思います。導入により、お客さま、スタッフにとって快適な運営を実現することができました。

今後はもっと生徒数を伸ばして現在の倍となる2,000名を目指します。「hacomono」に蓄積される入会・退会を含む生徒の利用データを日々チェックすることで「この校舎は退会がやや多いから対策を考えよう」など、運営の課題発見から改善に向けた取り組みを速やかに実行していけます。また「全体的に入会が増えているからもっとPRに力を入れよう」と、販促活動に注力するタイミングも把握できるようになりました。この流れで、倍の会員数という大きな目標もきっと実現できると考えています。

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