DANCE WORKSでは、会員管理と決済に別システムを利用しており、口座振替申請はフロントでの手続きが必要など複雑だった運用を「hacomono」で一元管理。さらに、外国人にも利用しやすい運営を実現しました。

お悩み
・会員管理と決済システムが分かれており、口座振替手続きやデータ取り込みに手間がかかる
・事前予約制でないため、会費未納のまま参加できてしまうケースがあり、公平な運営が難しい
・クラスごとに紙の名簿記入が必要で、生徒側にも負担がある

実現したいこと
・会員管理と決済を一元化し、作業負担を削減したい
・事前予約制によって支払い状況を事前に確認できる仕組みを整えたい
・フロントでの紙対応を極力廃止し、顧客・スタッフ双方の利便性を向上させたい

hacomono導入効果
・会員管理・決済・予約を一元化し、生徒管理と店舗運営を省力化
・事前予約制で未納参加を防止し、公平で快適な運営体制に
・チケットの電子化でスマホからの購入が可能となり、生徒・スタッフ双方の利便性が向上
・各種手続きをWeb化し、外国人もスムーズに利用可能に
・複雑な料金設定もメンバータイプ機能で自動管理し、徴収ミスを防止

DANCE WORKSでは従来、会員管理と決済に別システムを利用しており、口座振替申請はフロントでの手続きが必要でした。

さらに、決済データを会員管理システムに手動で取り込む手間や未納者の確認、会員証やクラスごとの紙名簿のチェックなども含め、運営側に多くの手間が発生していました。また、事前予約制ではなかったため、会費が未納でありながらもレッスンに参加してしまうケースがあるなど、公平な運営にも支障が出ていました。

わずか数名の社員で3,000名以上の会員に対応する事務負担が大きな課題となる中、コロナ禍をきっかけに、「hacomono」を導入し、会員管理と決済の一元化により大幅な事務作業の削減とレッスンの事前予約制を実現しました。

株式会社ダンスワークス　チームリーダー　
小室 遥 さまのコメント

「hacomono」導入により、会員管理と決済を一元管理できた他、フロントで販売していた紙チケットも電子化によりスマートフォンからの購入が可能となり、事務作業の負担が大幅に削減されました。参加する曲数ごとに参加費が異なるイベント料金も、「1曲参加」「2曲参加」などメンバータイプ機能でタグを設定できることで、徴収金額の間違いも抑制できています。

近年は海外の方の受講も増えていますが、自動翻訳機能を活用し、スムーズに「hacomono」へ登録・予約してくれています。中心は単発利用ですが、複数回チケットを購入し2回目以降は自ら予約して来てくれる方もおり、外国人にも利用しやすい運用が実現できました。

何より、事前予約制の導入によって定員を管理できるようになり、生徒さまが快適に踊れる環境を整えられたことは大きな成果です。引き続き「ダンスが確実に上達する」ブランドの確立に向けて、今後も進化を続けていきます。同時に、新たな施策として海外スタジオとの連携も視野に、世界中の人々がダンスを通じてつながる環境づくりを目指していきます。

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