JDACダンススクールでは利用していた会員管理システムを「hacomono」へリプレイスし、スタッフの事務作業負担と対応時間を大幅に削減することに成功しました。

お悩み
・現行の会員管理システムでは一部業務が自動化されておらず、手動対応が発生。スタッフの負担や店舗展開のボトルネックであるほか、お客さまをお待たせする原因にもなっている
・毎月の請求処理を運営側で手動対応する必要があり、大きな工数がかかっている
・マニュアルを用意していても操作に関する問い合わせが多く、お客さまに負担が生じている

実現したいこと
・体験・入会・決済を自動化し、スタッフとお客さま双方に負担のない運営フロー
・画面に沿って操作を進めるだけで手続きが完結できる、わかりやすい画面設計

hacomono導入効果
・体験・入会・決済を自動化し、事務作業を大幅に削減。入会対応時間を1/6に短縮
・直感的に操作できる画面デザインで操作に関する問い合わせが大幅に減少
・メッセージ機能による顧客対応の可視化で本部での引き継ぎがスムーズに。FC店舗を含む運営体制全体の効率化を実現

JDACダンススクールでは会員管理システムを利用していたものの、運営に必要な機能が不足しており、入会・体験手続きや請求業務などでスタッフの手動対応が多く発生していました。会員数の増加とともに事務作業も膨らみ、積極的に多店舗展開を進める中で、「出店ペースに事務対応が追いつかなくなる」という危機感が高まっていました。
さらに、土日に届く体験・入会申込みは月曜以降の対応となるため、手続き完了までのタイムラグによってお客さまのモチベーションが下がり、キャンセルとなるケースも。これらの課題を解決するため、「hacomono」へのリプレイスを決断しました。

リプレイス後は、体験・入会・決済手続きが自動化されたことで、スタッフの事務作業負担と対応時間が大幅に削減されました。また、スクールの営業時間に左右されない、24時間手続き可能な環境と、直感的に操作できるわかりやすい画面設計により、保護者・生徒の利便性も大きく向上しました。

一般社団法人ダンス教育振興連盟JDAC 代表理事 久岡 和也 さま／同 FC事業部 カスタマーサポート リーダー 田中 里奈 さまのコメント

「hacomono」導入により、入会や体験手続きがお客さま側の操作で完結するようになり、入会手続きにかかる時間は1/6にまで削減されました。繁忙期には半日以上を申込対応に費やしていましたが、現在はその時間を営業活動やお客さまのサポートに充てられるようになりました。

会員数の増加に比例して事務作業が増えないため、出店ペースを落とす必要もありません。こうした“事務作業やそれに伴う人員調整に左右されない運営基盤”を整えられたことは、安定的な店舗展開において非常に重要だと感じています。
当スクールはFC展開も行っていますが、本部側で「全店舗」や「一部の店舗のみ」など設定範囲を柔軟に調節できる点も便利です。最初の入会対応はFC店舗さま、その後の事務手続きは本部が行いますが、メッセージ機能により、お客さまとFC店舗さまのやり取りが可視化されているため、引き継ぎもスムーズになりました。

また、画面デザインが劇的にわかりやすくなったことで、お客さまからのお問い合わせが大幅に減ったことも大きな効果です。従来は詳細なマニュアルを提供しても操作に迷われる方が多かったのですが、現在は画面に沿って進めれば手続きが完了できるため、「簡単に手続きできた」と実感いただけていると思います。

今後も店舗を増やし、「ダンス×教育」という価値を一人でも多くのお子さま・保護者さまに届けていきたいと考えています。そのためにも、事務作業は可能な限り「hacomono」で自動化していく予定です。

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