hacomonoがスタッフ3人月分の働きを創出！煩雑な作業からの解放で、会員満足向上へ注力、生徒の成長を後押しできる体制へ

DLL Dance Schoolでは複数のツールによる複雑な運用から「hacomono」による一元管理を実現し、業務を大幅に効率化しました。

お悩み
・生徒管理と決済が別ツールのため、入金確認やデータ照合に手間がかかる
・LINEでの欠席連絡や問い合わせ対応に追われ、企画立案まで手が回らない
・会員増加に伴い事務作業も膨らみ、スタッフの負担が増大

実現したいこと
・スクール運営に必要な業務をWeb上で一元管理したい
・複数のツールを組み合わせた運営から脱却し、1つのシステムで一元管理したい
・会員数増加に対応できる、効率的な運営体制の構築

hacomono導入効果
・「hacomono」での一元管理により、業務の効率化と運営体制の安定を実現
・事務作業が大幅に削減され、会員の満足度向上に向けた施策に注力。「皆勤賞」を導入し、生徒のモチベーションも向上善

DLL Dance Schoolでは従来、体験や入会などをHPのお問い合わせフォームや電話で受け付けた後、Excelに情報を転記していました。さらに決済は専用システムを利用していたため、データが分散し、入金管理などの事務作業が煩雑化していました。その上、欠席などの連絡や問い合わせはすべてLINEで対応しており、会員数の増加に伴い、1日50件ものご連絡が届く日も。1人のスタッフがほぼ専任となり、丸1日返信対応に追われる状況に、これ以上の会員増には対応できないと考え、業務の一元化と効率化に向け、システムを導入することを決断しました。

「hacomono」導入後は、会員自身が「マイページ」から欠席手続きを行えるようになったことで、1日あたり約5時間かけていた返信対応作業を不要にできました。その他にも、体験や入会手続きといった煩雑な事務手続きや決済がすべてWeb上で完結できるようになるなど、「hacomono」がおおよそスタッフ3人月分の働きを実現しています。

現在、同スクールでは新たに創出された時間を使い、生徒や保護者とコミュニケーションを増やしたり、生徒のモチベーションを高める施策の企画・実行に取り組んでいます。その1つが、「皆勤賞」です。「hacomono」で出席率が簡単に把握できるようになったことで始めたこの取り組みが、子どもたちの練習へのモチベーションを高める好循環を生み出しています。

DLL合同会社 DLL Dance School 代表関根加奈様のコメント

「hacomono」を導入して、入会手続きやLINE対応などの事務作業時間が大きく削減されました。スタッフからは「hacomonoがスタッフ3人分の働きをしてくれる」という喜びの声が上がっています。

導入にあたっては、お問い合わせに直結する点であるため、お客さまの画面UIがわかりやすいことが絶対条件でしたが、他システムと比較しても「hacomono」の操作性が一番良いと感じました。また、他社のシステムは色味が子ども向けに寄りすぎていると感じましたが、「hacomono」は当スクールのクールなブランディングに合わせて柔軟にデザインをカスタマイズできる点も魅力でした。

「hacomono」を導入後は、運営が楽になるだけでなく、「皆勤賞」など生徒の成長をサポートする新しい取り組みにも挑戦できるようになりました。今後は、新事業である写真館でも「hacomono」の予約機能を活用することを検討しています。

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https://dlldanceschool.com/