自社システムからのリプレイスで運用コスト減と新規入会数120％増を実現。収益性向上への大きな一歩

パーソナルジムeviGymでは、自社開発した会員管理システムを利用していましたが、機能を追加し続けたことでシステムが複雑化。アップデートや改修が難しい状況となっていました。そこで「hacomono」へリプレイスし、運用効率を大幅に改善しつつ、運用コストの抑制にも成功。データの閲覧権限機能により、安心・安全なFC展開も可能になりました。

お悩み
・自社開発した会員管理システムで運用しているが、機能を追加し続けたことで
　システムが複雑化。アップデートや改修、システム維持に労力と莫大なコストがかかる
・利用中の決済システムでは、2025年4月から義務化される3Dセキュアへの対応ができない
・スタッフのシフト登録や現場での情報確認・登録が非効率で時間がかかる
・データの閲覧を利用者ごとに制限できないため、情報漏洩や運営上のリスクが高い

実現したいこと
・3Dセキュアへの対応要件をクリアし、継続的にアップデートされるパッケージシステムの導入
・シフト登録やメルマガ配信など日常業務の効率化
・多店舗展開に対応可能な閲覧権限設定の実装

システム導入効果
・複数の企業を検討した中でも低水準の決済手数料により、固定費を削減
・ウェジット機能による体験申込フローの簡易化で離脱が減少。
　体験予約のCVRが120％に向上し、入会者が増加
・シフト登録やメルマガ配信など月40時間分の工数削減に成功
・情報の一元化により、トレーナー間におけるお客さま情報の共有がスムーズになり、
　質の高いレッスン提供が実現
・権限管理機能により、セキュリティリスクを抑えつつ多店舗展開が可能に

まるで「ハウルの動く城」。自社開発システムの複雑化がもたらした、経営リスクと業務負担

eviGymではこれまで、自社開発した会員管理システムと、外部サービスである決済システムを併用してきました。会員管理システムは、望む機能を自由に追加できるという利点があった一方で、まるで「ハウルの動く城」のように複雑に絡み合ったシステムとなってしまい、改修の度に大きなリスクが伴うようになっていました。本部側で、トレーナーのシフトを手作業で一人ひとり登録しなければならない非効率な運用や、お客さま画面のレスポンスが遅いなどの課題があっても、最悪の場合、システムが停止してしまう懸念があったため、アップデートもままならない状態でした。

こうした中、2025年4月からクレジットカード取引において3Dセキュア2.0※の導入が義務化されることになり、大規模なシステム改修が避けられない状況になりました。これまでの改修やシステム維持にすでに1,000万円以上を投じる中で、これ以上の費用とリスクをかけて自社で続けるのは難しいと判断し、リプレイスを決定しました。

1万店舗の実績が信頼の証。
決め手はコスト削減と「この会社となら」と思えた安心感

複数の会員管理システムを検討した結果、「hacomono」は決済手数料が最も安く、今後の多店舗展開を考える上で、運営コストに直結する部分を事前に抑えられる点に大きく惹かれました。
さらに、3Dセキュア2.0への対応に加え、フィットネス業界を含む1万店舗以上の導入実績と、そこに蓄積された業務ノウハウに大きな信頼を感じました。

検討期間が約1ヶ月ほどしかない中、担当者がシステム移行時の懸念点を整理してくれたり、他社事例を踏まえたリスク回避策を提案してくれる積極的な姿勢にも「この会社となら」と感じ、「hacomono」の導入を決定しました。

体験予約のCVRが120％に向上！運用効率化と売上向上に貢献

「hacomono」導入により、運営効率は大きく改善しました。月に40時間かかっていたシフト登録はわずか1時間で完了し、2時間ほどかかっていた「お知らせ」メールの作成・配信も瞬時に実施可能となりました。これにより、事務作業を大幅に削減できただけでなく、体験予約では以前は5ステップ必要だった手続きが、ウィジェット機能によりほぼ1ステップで完了することで、離脱が大幅に減少しました。その結果、体験予約からの入会数は1ヶ月で120％に向上し、売上向上につながっています。

さらに、決済手数料の低減による固定費削減の実現や、ユーザーごとに閲覧権限を設定できるようになったことは、今後のスムーズなフランチャイズ展開に向けた基盤構築にもつながりました。特に後者においては、以前は必要のない情報まで開示されていましたが、現在は役職やフランチャイズ店舗ごとに閲覧情報を制限できるため、情報漏洩リスクを回避しつつ、安全な店舗展開が可能になりました。

運営側だけでなく、顧客満足度の向上にもつながっています。入会時期や支払い状況など、分散していたお客さま情報が1つの画面に集約されたことで、トレーナー変更時の伝達漏れがなくなり、レッスン品質の向上を実現できたためです。併せて、スマートフォンからの操作レスポンスも向上したことで、「スムーズに操作を進められて使いやすい」というお声もいただきました。

今後は、「hacomono」の機能と、導入による運営の効率化で創出された時間を使い、来館頻度が低下しているお客さまデータを抽出して再来館を促す施策にも新たに取り組む予定です。既存店舗の活性化を進めつつ、eviGymのサービスをより多くの方へお届けできるよう、地方への店舗拡大も目指していきます。

※インターネット上で、クレジットカードを使って決済する際に本人認証を行うことで、セキュリティを高める仕組み

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