神戸ストークスは、男子プロバスケットボールリーグ（Bリーグ）所属チームが運営するバスケスクールです。生徒急増に対応するためのシステムリプレイスで大幅な業務効率化を実現しました。

お悩み
・入会手続きが煩雑で1人に対して15ステップ(最長1週間)もの作業が発生する
・月謝の口座振替手続き関連の作業時間が膨大で、心理的にもストレスが大きい
・生徒情報が変更される度、手動でデータ更新や名簿を印刷し直す作業が発生する

実現したいこと
・人手をかけずにWebで入会手続きを完結できるフロー
・クレジット決済を導入し、月謝徴収に関する作業量および作業時間の削減
・入退会情報や体験者情報などが自動で更新される生徒管理の実現

hacomono導入効果
・入会完了までの全作業がかつての1/3の5ステップ(最短1日)に短縮
・月謝徴収に関する作業時間が1/2になったうえ、気の張る作業から解放
・レッスンへ参加する生徒の最新情報がコーチ自身で参照でき名簿の印刷が不要に

「紙」での管理が不要となり、生徒1人あたりに必要な作業が1/3に激減

リプレイス前は予約管理機能しかない生徒管理システムを利用していたため、紙での並行管理が必要でした。そのため、入会希望があった場合、入会申込書の郵送や申請内容のシステムへの入力など、一連の入会手続きが完了するまでに生徒1人につき15ステップもの作業が必要でした。2023年8月に開催されるバスケットボールのワールドカップ後には生徒の急増が想定されましたがこの作業量ではとても対応しきれないと考え、「hacomono」へのリプレイスを決断しました。

「hacomono」ならば入会手続きから月謝徴収、生徒管理まですべてWeb上で一元管理できるため、生徒1人に対する入会手続きの作業が5ステップと、これまでの1/3（最短1日）に削減されました。キャンペーンやイベントの企画・実行に費やせる時間が増えたうえ、ワールドカップ後に2ヶ月間で60人の入会があった際にも問題なく対応することができました。

月謝（月会費）徴収作業が不要となり作業量が1/2に。作業のストレスからも解放

以前は月謝徴収に口座振替を利用していましたから、専用の申し込み用紙に記入いただく必要がありました。スタッフが記入に漏れがないかチェックし、口座振替システムへ登録するなど、決済関連の作業にも毎月かなりの時間がかかりました。キャンペーンにより、月によって金額が変更となる生徒もいますが、誤った金額を徴収するミスは許されません。大きなプレッシャーも感じる作業でした。「hacomono」導入後は全生徒の月謝徴収がクレジットカード決済となり、キャンペーンも設定さえしておけば、対象者に自動で適用されます。入金状況も管理画面から確認でき、未納者へはメールが自動で送付されます。作業時間が導入前の1/2に削減できただけでなく、心理的なストレスからも解放されました。

さらに、「hacomono」のチケット機能を利用すれば、イベント参加料もクレジットカードによる事前決済にできます。現金を準備したり、当日も支払い対応に追われることがなく、より気軽にイベントを実施できるようになりました。イベント申込時にメールアドレスを含めた情報を「hacomono」に登録してもらうことで、継続的なコミュニケーションが可能となり、その後の入会にもつながっています。

参加者情報の更新・共有が簡単になり、名簿出力も不要に

月々の入退会情報、体験参加者情報なども、Webで簡単に確認できます。以前は、各クラスに参加する生徒の名簿をExcelで作り、印刷してコーチに渡していましたが、今はコーチが直接「hacomono」上で生徒の最新情報をチェックできます。誰でも簡単に利用できる「hacomono」だからこそ実現できた運用であり、生徒管理の面でも業務効率が大きく改善されました。

2024年7月にはパリ・オリンピックもあり、バスケットボール人気のさらなる上昇が期待されます。「hacomono」があれば、生徒の増加にも問題なく対応できるでしょう。また、クラブチーム「神戸ストークス」もB1リーグやB.LEAGUE PREMIERへの昇格を目指しています。我々はバスケットボールの人気拡大やスクール生の育成などの取り組みを通じて、業界を盛り上げていきたいと考えています。

▼神戸ストークスの詳細はこちら

https://www.storks.jp/school/