湘南ベルマーレが挑んだ“アナログからデジタル”への転換。煩雑な事務作業をなくし、コーチの新しい働き方を創造

Jリーグクラブ・湘南ベルマーレが運営するサッカースクールでは、これまでコーチの大きな負担となっていた入会手続きや欠席・振替対応を「hacomono」で自動化。これにより、コーチが指導やイベント活動に専念できるようになりました。さらに、定員充足のスピードやアンケート回答率も向上し、運営改善に向けた取り組みが進めやすい環境が整いました。

お悩み
・入会手続きや欠席・振替対応をコーチが指導の合間に行っており、
　疲労やストレスが蓄積し指導の質にも影響
・会員管理や決済を複数ツールで運用していたため、情報が分散し業務が複雑化

実現したいこと
・事務手続きを自動化し、コーチが指導に集中できる環境を整えたい
・入会・決済・会員管理を一元化し、新人スタッフでも簡単に運用できるフローを構築したい

システム導入効果
・事務作業量が大幅に削減され、コーチがレッスン準備や
　イベントの企画に集中できる環境を実現
・入会・決済・会員管理の一元化を実現し、新人スタッフが運用を
　マスターするまでの期間を3〜4ヶ月から1ヶ月に短縮
・イベントの申込状況をリアルタイムで把握しながら対策を打てるようになり、
　定員達成までのスピードが向上
・手書きで不明瞭だった出欠情報がWeb化で正確な管理が可能に
・スタッフ・コーチに提出していた紙アンケートのWeb化により、
　本音を書いてくれるお客さまが増加
・コーチの業務負担が減ったことで、マルチタスク化や新しい取り組みに
　挑戦できる環境が生まれ、働き方改革に意欲

事務作業に追われる日々。
コーチを疲弊させる入会・欠席・振替対応からの脱却を決意

湘南ベルマーレサッカースクールでは、入会手続きや欠席・振替連絡への対応、紙の「振替カード」の作成・配布など、コーチが事務作業に多くの時間を割いていました。複数校で約300名を担当するコーチの中には、指導時間よりも事務作業の方が長いほどでした。対応の遅れから保護者のクレームにつながるケースもあり、コーチの疲弊や指導品質への影響が懸念されていました。

また、会員管理システム・口座振替・クレジットカード決済の、3つのツールを組み合わせた複雑な運用により、新人スタッフが習熟に3〜4ヶ月を要するなど運営が属人化されていることも課題でした。こうした状況を改善し、コーチが指導に集中できる環境を整えるため、新たな会員管理システムへのリプレイスを決断しました。

自動化による事務作業削減への期待、理念の重なりが導入を後押し

「hacomono」に注目したのは、大手フィットネスクラブや他Jクラブへの導入実績でした。調査を進めると、入会や決済手続きを一元管理でき、多くの事務作業を自動化できることがわかりました。紙の「振替カード」も電子チケット化され、生徒への自動生成・配布が可能になるなど、コーチの負担を大きく減らせると感じました。

一方で、「アナログ対応がなくなることで生徒や保護者との距離が遠くなるのでは」という懸念もありました。しかしクラブの掲げるミッションステートメントの中の一つ「向上心」とhacomonoの「より良いシステムを目指す」という理念が重なったことが後押しとなり、導入を決めました。

イベント時の定員充足スピードが向上、アンケート回答率も改善

導入により、事務作業が大幅に削減され、スタッフやコーチはレッスンやイベント企画に集中できるようになりました。出欠確認もデジタル化により統一され、正確な参加者情報をスムーズに把握できるようになりました。

特にイベントは、告知からチケット購入・決済までを「hacomono」で完結でき、運営側・申込側双方にとって、シンプルかつわかりやすいフローを実現できました。申込み状況をリアルタイムで把握できるため、集客が遅れていてもコーチがレッスン時に案内することで、定員充足スピードが向上しました。現在は8〜9割のイベントがスムーズに定員に達しています。残枠表示による「早く申し込まなければ」という心理も後押ししているのだと思います。

その他、休会・退会時のアンケートをWeb化したことで、従来の「記載なし」や「無難な理由」ではなく、具体的な声が得られるようになりました。紙アンケートのように、スタッフやコーチに直接手渡しする必要がなくなり、心理的なハードルが下がったのだと思います。実際に、ある回答から子ども同士のトラブルを知ったことは、コーチが指導の視野を広げるきっかけにもなりました。

事務作業を減らせたことで、指導品質の向上を含め、生徒や保護者と向き合う時間を確保しやすくなり、懸念していた関係性の希薄化も起きませんでした。今後はコーチの「働き方改革」を進め、営業など、個々人の強みを活かして新しい役割にも挑戦できる環境づくりを目指します。多様なキャリアを歩むコーチが増えることで、スクール全体に活気が生まれ、子どもたちにとってより魅力的な場にしていきたいと考えています。

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