事務作業量を80％削減、バスケットボールスクールの業務効率化に成功。人気の少人数制レッスンも「キャンセル待ち登録機能」で希望者を自動管理

KAGOバスケットボールスクールは、「hacomono」により事務作業を大幅に効率化しました。

お悩み
・紙で生徒情報を管理しており、必要な時に生徒の名前をスムーズに確認できない
・生徒情報と決済データが別のため、一人ひとりの決済結果の確認に時間がかかる
・キャンセル待ち希望者には欠員が出る度にスタッフが連絡する手間が発生する

実現したいこと
・スタッフやコーチが必要な時にスムーズに生徒の名前を確認できる生徒管理
・生徒管理から決済までを一元管理できるシステム導入
・キャンセル待ち希望者を自動管理、欠員が出たら自動で連絡してくれるフロー

hacomono導入効果
・タブレット端末で生徒情報を手軽に確認、体験者情報もリアルタイムで把握
・生徒管理から決済まで一元管理し、月謝対応にかけていた月5時間→0に削減
・「キャンセル待ち登録機能」で希望者を自動管理、スタッフによる対応が不要に

生徒情報を手軽に確認、体験者情報もスムーズに共有

生徒数の増加に伴い、メールによる体験日時の調整や入金チェックなどの作業負担が大きくなり、生徒への指導業務が圧迫されてきたため、「hacomono」を導入しました。導入後、まず感じたのは、生徒情報の確認がしやすくなったことです。担当コーチ以外のスタッフが接する際、生徒の名前がすぐにわからないこともあります。以前は生徒情報を紙で管理していたため咄嗟に確認できず、自分の名前が覚えられていないことで生徒を不安にさせてしまったこともあるかもしれません。

現在は、どのスタッフもタブレット端末で顔写真付きの生徒情報を手軽に確認できるようになり、体験者情報も一目で把握できます。以前は本部で情報を管理し、コーチへ共有していましたが、忙しい時にはその共有がレッスン直前になってしまうこともありました。今では、リアルタイムで体験申込者の情報をタブレット端末で確認できるため「体験者の情報を事前に確認しやすくなり、適切な準備ができるようになった」とコーチからも喜ばれています。

生徒管理と決済の一元管理で月謝管理に費やしていた月5時間がゼロに

以前は専用の決済ツールから抽出したデータと生徒リストを照らし合わせて決済結果を確認していた月謝管理も、「hacomono」で生徒管理と決済を一元管理できるようになり、大幅に効率化されました。決済エラーとなった際の連絡や決済のリトライも自動で実行されるため、決済結果の確認や決済エラー者への対応に費やしていた月5時間の業務負担がゼロになりました。

イベント実施時も、今は「hacomono」で参加受付から参加費の徴収まで完結できるようになりました。以前はセキュアフォームで参加受付を実施し、参加費は封筒に入れていただく形でイベント当日に回収していましたが、金額が誤っているケースもあり、保護者へ確認の連絡をする手間が発生することも度々ありました。現在はクレジットカードによる事前決済となり、正しい金額を確実に徴収できるようになりました。

「キャンセル待ち登録機能」で希望者を自動管理、業務負担を削減

当スクールでは少人数制のレッスンも多く提供しています。生徒一人ひとりにより細かい指導が提供できるため人気が高く、すぐに満席になってしまいます。以前はキャンセル待ちを希望する方をリストアップしておき、欠員が出るたびにメールや電話で連絡していましたが、現在は「hacomono」の「キャンセル待ち登録機能」により、欠員が出た際に希望者へ自動でメールが送信されるため、非常に助かっています。

このように、「hacomono」を導入して様々な業務が効率化されたことで、毎月事務作業にかけていた時間が従来の20％まで大幅に削減され、その分、イベントの企画・準備やアパレルグッズの制作に、より落ち着いて取り組めるようになりました。

バスケットボール業界が盛り上がりを見せる今後も、快適なスクール環境の実現を目指し、保護者・生徒の声をしっかりと拾い上げていきたいと考えています。もちろん、その際も「hacomono」のアンケート機能を積極的に活用していきたいと考えています。

▼ KAGOバスケットボールスクールの詳細はこちら