ゴールドスクールはアナログ管理であったサッカースクールの運営に「hacomono」を導入し、会員管理に費やしていた時間を大幅に削減。現場での指導や経営分析に注力できる環境を実現しました。

お悩み
・アナログな運用により事務作業に多くの時間が取られている 
・メールでの体験受付により、日程調整に複数回のやり取りが必要になる
・振替調整の負担が大きいため、悪天候でもスクールを実施せざるを得ない

実現したいこと
・アナログな運用から脱却し、生徒の指導に集中できる環境づくり
・お客さま、運営側にとってスムーズで手軽な体験申込フロー
・振替調整の負担を減らし、必要な時には休校にできる環境構築

hacomono導入効果
・スクール運営で必要な手続きを効率化し全体の作業量が1/5に激減 
・スマホで完結、時代に合わせた運用の実現で体験者数が2倍以上に増加 
・負担のない振替調整により、悪天候を回避し快適な指導環境を実現

作業量が1/5に激減、スクール運営で発生する手続きの効率化に成功

かつてのゴールドスクールでは、体験の申し込みはメールでやりとりし、入会手続きはFAXで受け付けた後、スタッフが手作業でExcelに情報を入力するというアナログな管理を行っていました。スクールの運営と並行して生徒の指導も担当する立場として、「事務作業が多すぎて、現場での指導に集中できない」と感じたため、思い切って「hacomono」を導入しました。

導入後は、体験の申し込みや入会手続き、プラン変更、振替など、スクール運営で発生する数々の作業が効率化され、作業量が従来の1/5にまで激減しました。ゴールドスクールを立ち上げた当初から「hacomono」を導入していれば、会員管理がどれほど楽になっていただろうかと、今さらながら実感しています。

スマホ1台で手続き可能、時代に合った運用で体験者数が2倍以上に増加

「hacomono」導入後、体験者数が増加し、特に新宿店では体験者数が2倍以上に増えました。体験料を無料化するなど、運用ルールを見直したことも影響していると思いますが、お客さまがスマートフォンからいつでも、どこからでも申し込み手続きができるという、時代に合った運用を実現できたことが、体験者数増加の大きな要因であることは間違いありません。

決済に関しては、作業負担だけでなく、心理的な負担も解消されました。以前は、ゆうちょ銀行の口座振替のみの対応だったため、口座をお持ちでない方は新たに口座を開設する必要がありました。また、残高不足で引き落としができないケースもあり、その都度、お電話やメールでご連絡する作業が大きな負担となっていました。現在はクレジット決済を導入したことで、口座振替用紙の準備が不要になり、決済エラーが発生した場合でも「hacomono」上で対象者にチェックを入れるだけで、自動でメールの送信から決済のリトライまで実施してくれるため、非常に助かっています。

日時調整不要、お客さま側で完結する振替調整で通いやすいスクール運営を実現

振替においても、スタッフを介さず、お客さまが「hacomono」の「マイページ」から振替日を選択するだけで振替調整が完了するようになりました。運営側で調整する負担が軽減しただけでなく、お客さまにとっても通いやすいスクール運営の実現につながりました。

以前は、運営側の振替調整の負担が非常に大きかったため、なるべく振替が発生しないようにしようと、多少の悪天候でもスクールを実施せざるを得ませんでした。しかし現在は、悪天候時には事前に休校を決定するなど、より快適な環境で指導できるようになっています。

なお、ゴールドスクールでは人間味のある対応も大切にしているため、ご相談いただければ、例えば期日を超えた振替依頼にも柔軟に対応しています。運営側で「hacomono」を操作すれば簡単に対応できるため、負担もかかりません。これからも「hacomono」で業務を効率化しつつ、人と人とのコミュニケーションを大切にしながら運営していきます。

▼ ゴールドスクールの詳細はこちら

https://www.goldschool.jp/