株式会社ライフ＆スポーツでは、複数のシステム運用が原因で増えていた事務作業を削減し、コーチが指導に専念できる環境を実現するため「hacomono」を導入しました。

お悩み
・予約・会員管理・出席管理・決済を別のシステムで実施しておりチェックが大変
・お子さまが店舗に無事着いたことを保護者の方に通知する機能がない
・運営フローが複雑で、新人コーチが覚えるまでに時間がかかる

実現したいこと
・1つのシステムによる一元管理
・お子さまが店舗に着いたことを保護者の方にお知らせできる機能
・新人コーチでもすぐに覚えられる運営フロー

hacomono導入効果
・月7時間かかっていた入会対応時間が1/2以下に減少
・お子さまが店舗に着いたことを知らせるチェックイン通知で保護者に安心を提供
・運営フローの把握が2週間→1週間に大幅短縮

入会対応時間を1/2に短縮、4つのシステムによる運用から解放

「hacomono」導入前は、予約、会員管理、出席管理、決済と4つのシステムを利用していました。各システムのデータが連携していないため、入会がある度に入会者の情報を予約システムにも手動で登録しなければならず、とても非効率でした。入会時にいただく入会事務手数料および2ヶ月分の月会費という初期費用も、レッスン開始日をもとにスタッフが都度、電卓で計算し、お客さまへお振込を依頼していました。

「hacomono」は、予約、入会、出席管理含めたスポーツ施設の運用に必要な機能を備えたオールインワンマネージメントシステムであるため、導入後は4つに分散したデータを行き来してチェックする日々から解放されました。初期費用も自動計算されるため、スタッフが手動で計算する必要もありません。おかげで以前は1名につき20分ほどかかっていた入会対応が10分と1/2に短縮されました。月にすると7時間ほどかかっていた入会対応時間が3時間ほどで済むようになり、コーチたちはレッスンの指導に集中できるようになりました。

一目で必要な情報が確認できる点も助かっています。以前は級の確認や、体験なのか、振替参加なのか、さらには保護者の方の連絡先などの情報が分散して管理されていましたが、今では「hacomono」さえ見ればよく、確認作業が非常にスムーズになりました。

お子さまの参加を知らせるチェックイン機能で保護者の方に安心を提供

特によいと感じているのは「チェックイン」機能です。生徒のなかには、学童から直接来ているお子さまもいます。以前はお子さまが店舗に着いたことを保護者の方に知らせる機能がなかったため、心配された保護者の方からお問い合わせを受けたことがありました。今ならお子さまの到着を「チェックイン」機能で「hacomono」から保護者の方に通知できるため、安心感の醸成につながりました。「チェックイン」の確認はスマートフォンから実施できるため、場所も選びません。 

2週間→1週間に、店舗における教育時間を短縮し新人コーチの成長を促進

4店舗のなかでも一番新しい根津校は、まだコーチの人数が十分でないため、平日クラスのみ提供しています。保護者の方からは週末クラスへの要望が高いため、早く開講したいのですが、コーチの育成に3ヶ月はかかるため簡単ではありません。さらに以前であれば、店舗に配属された後も4つのシステムによる運用を覚えることに2週間は必要でした。それが「hacomono」に情報が集約された今なら、1週間あれば大体の運営フローを覚えることができます。店舗での教育時間が大幅に短縮された分、保護者の方やお子さまとのコミュニケーションに時間を充てることができるため、新人コーチの早い成長を促進できると考えています。

体操・運動スクールのコーチ業務は、元気なお子さまをとりまとめ、運動を補助したりと、とても体力がいりますから、事務作業の負担は極力減らし、指導に集中できる環境をつくることが大事だと思います。当社ではそれが実現できたので、今後はより多くのお子さまに当社のレッスンを受けていただくためにも、コーチの数を早くそろえて、まずは根津校の週末クラス開講を目指します。

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