複数競技の体験手続きを自動化し事務作業を大幅削減、創出された時間を子どもたちの成長機会創出に投資

ブラウブリッツ秋田スポーツネットワークでは従来、煩雑な事務作業が運営本部やコーチの負担となっていた他、対応ミスによる顧客離脱のリスクが高まっていました。そこで、手続きをWebで完結できる「hacomono」を導入し、業務の自動化と一元管理を実現。事務作業を大幅に削減することに成功しました。創出された時間で子どもたちへ新しい挑戦機会を提供しています。

お悩み
・体験申込の個別日時調整で返信漏れや情報確認ミスが発生し、顧客離脱のリスクが高い
・入会申込と決済が別システムのため、入金確認や現金での回数券販売など
　決済関連の運用が煩雑化
・回数券の販売や残回数への問い合わせ対応がコーチの負担となっている

実現したいこと
・日時調整不要で、スタッフの手を介さずに完結する体験申込フローの構築
・体験・入会・決済を一元管理できるシステムの導入

システム導入効果
・複数競技の体験・入会・決済をWebで一元管理し、月60〜70件の体験対応を自動化。
　事務作業を大幅削減
・欠席や回数券管理の自動化で、現場コーチに情報を即時共有。指導品質が向上
・創出時間で東北リーグ参戦や単発イベント開催など、子どもたちの挑戦の場を拡大
・イベント申込〜決済がスムーズになり、リピーター・新規入会が増加

月70件の体験対応で返信漏れが頻発。顧客離脱リスクが深刻化

当スクールでは従来、会員管理システムを利用していましたが、体験日時の調整や決済手続きなどに手間がかかり、お客さま・本部双方に負担が生じていました。繁忙期にはサッカーやバレーボールなど多競技の体験希望が月70件ほど寄せられ、返信漏れや情報確認ミスも発生していました。
また、回数券運用であったスキーにおいては、コーチが回数券の販売や残回数の確認に対応しており、現場にも負担をかけていました。こうした課題を解消し、運営全体の利便性を高めるためにシステムのリプレイスを決断しました。

「現在よりも絶対に良いスクールになる」という確信で導入を決断

「hacomono」は、体験手続きの自動化や回数券のデジタル化など、従来の課題を解決できる仕組みとして、大きな可能性を感じました。費用面では従来のシステムをやや上回るものの、入会・決済・欠席管理を一元化できることで、お客さまとスタッフ双方の負担を減らしながら、スクール運営の質も向上できると確信し、「次のステージへ進むための投資」として導入を決めました。

事務作業から解放された時間で、子どもたちに新たな挑戦の場を提供

導入後は、体験申し込みから決済までをお客さまご自身がWeb上で完結できるようになり、返信漏れや情報確認ミスがなくなりました。欠席や体験キャンセル、回数券の購入や残回数確認も、マイページでお客さま自身が手続き・確認できるため、コーチの負担軽減にもつながっています。さらに、参加者情報もリアルタイムで把握できるようになったことで、コーチは参加者に合わせたメニューを事前にしっかり準備できるようになり、レッスンの質向上にも寄与しています。

さらに大きな成果は、事務作業の削減によって、子どもたちに新たな挑戦の場を提供できたことです。たとえば、バレーボールスクールに通う女子中学生でチームを組み東北iリーグへの参加したり、単発イベントの定期開催や、他Jクラブとの交流戦を増やすなど、これまで手が回らなかった活動を実現できました。
特に単発イベントでは、従来のようにシステムのアプリをインストールする必要がなく、QRコード※からイベントページへアクセスし、申込から決済までをスムーズに完了できます。この手軽な手続きがリピーターの獲得につながっているほか、イベントをきっかけに入会してくれる方も増えています。

「hacomono」では、お客さまが1つの画面上で全プログラムを確認できるため、「この競技にも挑戦してみよう」という興味喚起にもつながっています。
今後は、新たに野球プログラムの追加を検討している他、複数の競技プログラムに参加できるプランを導入し、子どもたちがさまざまなスポーツに挑戦できる機会を広げていく予定です。多様な体験を通して、スポーツの楽しさをより多くの子どもたちに伝えていきたいと考えています。

※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。