東京スイミングセンターでは、保護者が短期教室へ申し込みやすい運営フローを実現するため「hacomono」を導入しました。

お悩み
・短期教室の予約が来館必須のため、保護者が不便を感じている
・参加にあたり確認が必要な書類が多く、保護者と運営側の負担になっている
・レッスン開始直前に参加申込が集中し、フロント業務を圧迫

実現したいこと
・24時間、いつでも参加予約ができる運営フロー
・Webで参加規約を確認、規約をクリアした方のみ申込できるよう自動で制限
・フロントでの受付が不要となる、Webでの事前予約制

hacomono導入効果
・24時間Web受付の実現で短期教室への参加者数が1.4倍、新規顧客開拓も実現
・アンケート機能により自動で参加規約の条件をクリアした方のみ申込できるよう制限
・フロントの混雑緩和で業務の大幅削減と混雑緩和を実現

参加申込1.4倍、24時間可能なWebで受付で保護者の利便性が向上

今年の春の短期教室より「hacomono」での予約受付を開始したところ、内容も価格も導入前とまったく同じながら、参加申込件数が1.4倍に増えました。保護者の方がお子さまを寝かしつけた後など、一息ついたところで申し込まれているのか、深夜のお申し込みもありました。実際、保護者の方からは、24時間、Webから予約および支払いまで完了できることを喜ぶお声をいただいており、利便性を大きく高めることができたと実感しています。

念のため店舗での予約受付も残していましたが、参加者の85％は「hacomono」から予約されました。残り15％の方は、すでに通ってくれているお子さまの兄弟や姉妹など、いわゆる既存顧客の方が多く、「hacomono」が新規顧客開拓につながったことを感じています。

Webアンケート機能で事前に参加条件を確認、クリアした方だけ申込完了できるフローを実現

これまで短期教室の予約は店舗でのみ受付けていました。保護者の方に店舗にお越しいただく必要がありましたが、すでに満席であったり、健康チェックで懸念がある場合にはお断りしなければならないときもありました。ご不便をおかけしていましたが、お子さまの安全のためにも、スクール運営では参加にあたって確認が必要な書類が多くあり、この部分が今までシステム導入に踏み切れずにいた要因となっていました。

しかし、「hacomono」がその課題を解決してくれました。アンケート機能を利用すれば、参加規約をチェック形式で確認いただくことができます。回答「必須」の設定や、回答しなければ先に進めないよう制限できるため、Web手続きでも参加に必要な条件をクリアした方のみ、申し込みを完了できるフローを実現できました。膨大な書類を管理する必要もなくなり、お子さまのデータは「hacomono」にて簡単に確認できます。店舗側でデータをチェックして、健康状態に懸念があればお電話でご連絡できますから、せっかく来館いただいたのにお断りしなければならないということもなくなりました。

事前予約で店舗での受付不要、フロント業務の大幅削減に成功

定期レッスンのなかでは、まず単発での参加も可能な体操教室から「hacomono」での予約受付に切り替えました。気軽に参加できる分、以前はレッスン開始直前に申し込む方も多く、フロントの混雑や受付対応の遅延につながっていました。今は保護者の方が事前に「hacomono」から予約や支払いを完了しているため、レッスン当日は、お子さまが直接教室へ向かうだけです。保護者・お子さまの利便性だけでなく、フロントの混雑緩和やフロント業務の大幅な削減につながりました。

共働き夫婦が増え、少子高齢化が進むなか、スクール運営において保護者の利便性を高める取り組みや、業務の効率化は欠かせないと考えています。当社は「hacomono」導入によりその一歩を踏み出しました。これからも活用範囲を広げながら選ばれるスクール運営を実現し、より多くのお子さまに体を動かす楽しさを伝えていきます。

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https://tokyo-sc.com/