ステムアカデミーキッズでは、複数のシステムやツールに分散していたデータを「hacomono」に統合することで、 データ分析力の向上と事務作業の大幅な効率化を実現しました。

お悩み
・300件近くある振替・欠席対応にスタッフが多くの時間を割いている
・お問い合わせを1つのメールアカウントで受信しており、やり取りの確認が煩雑
・データが複数のツールに分散しており、集計に時間がかかる

実現したいこと
・振替・欠席対応の工数を削減し、より重要な業務に集中できる体制の整備
・個々のお客さまとのやり取りをスムーズに把握できる運用フローの構築
・データを一元管理し、日々の運営状況をリアルタイムで把握できる運用

システム導入効果
・月200時間の事務作業を削減、スタッフが産休に入るも追加人員なしで運用を継続
・「コミュニケーション機能」により、過去のやり取りや対応者を容易に確認
・入会・退会者数などをリアルタイムで把握、スタッフの数値への意識も向上

振替・欠席対応を自動化し、月200時間の業務を削減

当社ではこれまで、月300件にも及ぶメールや電話での振替・欠席対応に、スタッフが多くの時間を割いていました。さらに課題だったのが、体験や入会、顧客管理、請求など各業務で異なるシステムやツールを使用していた点です。複数のスタッフが各データに触れるため、「どれが最新状態なのかわからない」という状態も頻発していました。こうした状況を改善し、指導コンテンツの開発やデータ分析に注力できる体制を整えるため、「hacomono」を導入しました。

現在では、振替・欠席の手続きが本部を介さず、保護者が「マイページ」から完結できるようになりました。導入後、産休に入ったスタッフがいた際にも、「hacomono」により月200時間相当の振替・欠席対応業務が削減されたことで欠員を補充することなく運営を継続できただけでなく、既存のアルバイトの稼働時間も見直し、削減することができました。さらに、校舎をまたいだ振替対応や、休校時には自動で振替チケットが発行されるようになり、他のスタッフからも「非常にラクになった」と好評です。

問い合わせ対応の不便を解消、「コミュニケーション機能」で履歴・担当者を確認

お客さまからのお問い合わせ対応も、「コミュニケーション機能」の活用により大きく改善しました。以前は、1日100件近いお問い合わせを1つのメールアカウントで受信していたため、過去のやり取りを探すのに時間がかかっていたほか、誰が対応したのかもわからず、誤った対応があっても指導が難しい状況でした。

現在は、LINEのようなUIで個別のやり取りが一覧でき、対応者名も表示されるため、過去の履歴確認が容易になりました。仮に誤った対応があっても、誰が対応したのかを即座に特定でき、適切なフィードバックを行うことができます。その結果、スタッフ側にも「自分が対応している」という責任感が芽生え、業務への意識もより高まっています。

入念な要件定義で導入前の不安を解消、データ活用で1,000名規模を目指す

導入にあたっては、「数百名の生徒情報を問題なく移行できるか」「使いこなせるか」といった不安がありました。しかし、要件定義の段階から当スクールの運用フローや課題に真摯に向き合ってくれ、さらに、導入に際してサポート可能な部分と当社が担うべき部分を明確に提示してもらえたことで、「これなら大丈夫だ」と安心して進めることができました。

導入後は、入会・退会者数や校舎・クラス・講師ごとの生徒数といったデータをリアルタイムで把握できるようになり、データの一元化により集計業務にかかっていた時間も大幅に削減されました。こうした運営状況のデータをリアルタイムで目にすることで、スタッフの数値に対する意識も向上しています。運営の現状を「自分ごと」として捉えるようになり、会議でも「アンケートを実施してみたい」といった提案が自然と出るようになりました。

今後は、「hacomono」に集約されたデータをもとに分析を進め、まずは生徒数1,000名の壁を突破することを目指しています。さらに、新規事業への展開にも積極的に取り組んでいく方針です。

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