三島市民体育館・三島市民温水プールは「hacomono」によりオンライン申込を実現したことで、窓口業務を大幅に削減しました。

お悩み
・教室への申込を往復ハガキで受け付けておりPCへの情報入力や返送対応が必要
・現金決済のため窓口に支払いの列が発生したり、徴収ミスが発生している
・必要な顧客データが不足しているため、集客に向けた有効策が打てない

実現したいこと
・ハガキを使わず、興味を持った方がどこからでも手軽に申し込めるフロー
・窓口での支払い手続きが不要なキャッシュレス決済の導入
・顧客データの収集およびマーケティングに活用できる運用

hacomono導入効果
・オンライン申込で一部教室は申込数が2倍に、月180時間のハガキ対応を削減
・キャッシュレス決済の導入により窓口業務を削減し、金額の徴収ミスを防止
・メールやLINEによる接点創出でマーケティング活動の効果を向上

オンライン申込で参加者数増、2倍になった教室や10年ぶりに定員超えの教室も

三島市体育館では、自由教室・定期教室の申し込みに往復ハガキを使用していました。しかし、毎期約1,000件にもなるハガキの対応作業は負担が大きく、また個人情報の管理にもリスクがあると感じ、2024年に「hacomono」を導入しました。これにより、定期教室の申込受付・決済・受講者管理の他、抽選機能もオンラインで実施可能となりました。

ハガキに加えて「hacomono」でのオンライン申込を開始すると、申込の約8割がオンライン経由となり、ハガキの対応に費やしていた月180時間を削減できました。当施設と同じく、往復ハガキの対応や手作業での抽選に苦慮している公共施設は、「hacomono」により大幅に業務負担を軽減できると思います。ぜひ導入をお勧めしたいです。

さらに当施設では、全体的に申込者数が増加し、参加者数が2倍に増えた教室や、約10年ぶりに定員を超えた教室も出ました。毎期、往復ハガキの購入から始まっていた申込手続きがスマートフォンで行えるという利便性の向上が「やってみようかな」という気持ちの後押しにつながっているようです。今後の継続率の向上にも寄与していくものと期待しています。

キャッシュレス決済で窓口業務を削減し、「キャンセル待ち」機能で連絡漏れを防止

窓口での手続きのみであった決済方法も、「hacomono」でキャッシュレス決済が可能になり、業務負担が大幅に軽減されました。以前は、支払い受付日になると窓口に長蛇の列ができ、スタッフは終日支払いの対応に追われていました。お客さまも支払いのために来館しなければならず、双方にとって非効率な方法だったと思います。件数が多いと金額の徴収ミスも起こりやすく、レジ締め作業で金額が合わず残業になることもありました。

現在では、多くの方が「hacomono」経由で申し込み、決済まで完了しているため、窓口での支払い業務は大幅に減少しました。以前は欠員が出るたびに電話で連絡していたキャンセル待ちの対応も「hacomono」が自動で対応してくれます。支払い業務で忙しく、連絡漏れによりお客さまにご迷惑をおかけすることもなくなり、スタッフの心身の負担が大幅に軽減されました。

顧客データ活用を最大化、「hacomono」で取り組む施設の利用促進

「hacomono」により、お客さま情報をデータとして蓄積できるようになったため、今後は本格的に顧客分析を行い、利用者や継続率向上に向けた施策を実施していく予定です。

「メンバータイプ」機能を活用すれば、自由教室や定期教室の参加者ごとに「自由教室」「定期教室」といった、お客さまの特徴を表すタグを自由に付与できます。今後は、タグや年代、性別などの条件で対象者を絞り込み、メールの一斉配信機能や「hacomono」が連携しているLINEを通じてコミュニケーションを図ることを想定しています。これにより、従来は一律に実施していた告知も、対象者ごとに適切な内容に調整して配信できるため、教室の継続や新規教室への申し込み促進など、マーケティング活動の更なる効果向上が期待できます。新型コロナウイルスの感染拡大や長期の改修工事で減少した利用者数の回復に向け、これからも「hacomono」の機能を最大限に活用していきたいです。

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