お悩み
・既存システムがチケット制に対応しておらず、スタッフが銀行振込の案内・入金確認を手作業で行う必要があり、負担が大きい
・体験予約や振替のやり取りをメールで対応しており、スタッフ・保護者ともに工数が発生している
・レッスン予約・現金支払い・銀行振込と3つのデータが存在しており、運用が煩雑

実現したいこと
・月謝制・チケット制の両方に対応可能な決済システムの導入
・体験予約・振替手続きが保護者側で完結するフローの構築
・レッスン予約と決済情報の一元化による運用の効率化

hacomono導入効果
・定額制だけでなくチケット制もクレジットカード決済による自動徴収が可能となり、銀行振込の案内・確認にかかっていた作業時間を1/2に削減
・体験予約・振替手続きのWeb化により、保護者の利便性が向上。「振替しやすくなった」との声も
・決済・レッスン予約データの一元管理により、スタッフの業務効率が向上


▲ お話しをお伺いしたスポーツひろば代表 西薗 一也 様

アナログな料金徴収と煩雑な振替対応がスタッフの心身を疲弊

当校では「月謝制」と「チケット制」の2種の受講形態を採用しています。しかし従来の業務管理システムではチケット制に対応できないことが長年の課題となっていました。チケット購入者には、スタッフが都度メールで金額や振込先を案内していましたが、期日までに振り込まれないケースも多く、入金確認や再案内がスタッフの心身の大きな負担につながっていました。

さらに、体験予約や振替申請もメールや電話で対応していたため、希望日時が合わない場合は何度もメールのやり取りを行う必要があり、スタッフや保護者の負担の増大につながっていました。特に振替においては「どこも満員で振替できない」というケースも発生しており、なるべく欠席を避けようと、苦心してスケジュール調整を行う保護者もいるなど、ご不便をおかけしていました。

月謝・チケット決済に対応、物販のオンライン化も導入の決め手に

「hacomono」は、月謝制とチケット制の両方に対応可能な決済機能を備えており、料金徴収にまつわる事務作業を大きく削減できる点に惹かれました。これまで別のツールを利用しデータも分かれていた決済とレッスン予約も一元管理でき、業務をシンプルにできることにも期待を抱きました。
さらに、店舗での販売と銀行振込に頼っていた物販についても、「オンライン物販機能」を活用することで、より手軽な決済・購入手続きを実現できることも、導入の決め手となりました。

事務作業時間を1/2に削減。データの一元化と顧客利便性向上で、新店舗立ち上げに注力

「hacomono」導入により、月謝制・チケット制ともにクレジットカード決済による自動化を実現でき、料金徴収にまつわる事務作業時間は1/2と、大きく削減されました。人手が介在しないことで入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができ、運営の信頼性向上にもつながっています。

これまでレッスン予約・クレジットカード決済・銀行振込と3つに分散していたデータも「hacomono」に集約されたことで、業務のスリム化につながった他、スタッフからは「『hacomono』さえ見ればよくなり、わかりやすくなった」という声が寄せられました。
振替においても、スマートフォンから最新の空き情報を確認し、自分で選択できるようになったことで、保護者から「枠の最新状況をいつでもすぐに確認できて、振替しやすくなった」と喜ばれています。

「hacomono」を導入してまだ間もないですが、これまで行っていた事務作業の多くが代替、また不要になったことで、現在は2026年にオープン予定の新店の準備に注力できています。店舗販売・銀行振込で対応している物販においても、今後は本格的に「hacomono」のオンライン物販機能を活用することで、さらなる業務効率化を図っていきたいと考えています。