お悩み
・口座振替手続きや現金管理、未入金徴収対応が心理的に大きな負担
・クラス設定、欠席・振替への電話対応など、煩雑な事務作業が多すぎる
・手続き内容により運用が異なる。また、紙管理で情報を探すのに手間がかかる

実現したいこと
・現金管理を無くし、費用の徴収をオンラインかつ自動手続きにしたい
・煩雑な事務作業をシステムで一元化し、業務圧迫を解消したい
・アナログ・紙管理の業務を減らし、必要な情報をスムーズに取り出したい

システム導入効果
・月20時間以上の事務作業時間が6時間へと70%減の大幅改善。時間的負担からの解放
・出欠履歴の管理がスムーズになり、振替利用率も1％から70％に急増
・データ活用により的確な指導が可能となり、保護者との信頼関係も強固なものに

事務作業に追われた毎日。レッスン前後の時間を費やして対応

以前から予約システムを導入していましたが、多くの業務をカバーしきれず、手作業での膨大な事務作業が発生していました。例えば、クラス設定は曜日・時間帯を基に自動生成できても、祝日に設定されてしまうクラスを一括削除できないなど、毎月個別に登録が必要でした。

また、保護者側で欠席・振替予約ができないため、電話やLINEでの都度対応をしていました。運用も紙ベースで行っており、過去の履歴確認には大量の書類から探し出す手間も・・・。その結果、レッスン開始前や休憩時間までも事務作業に追われる状況が続いていたのです。

欠席・振替・決済の一元管理を可能にした「hacomono」を導入

特に大きな負担となっていたのは、現金決済による管理と紙ベースの口座振替手続きでした。小銭の準備から保管、「徴収漏れはないか」といった確認まで細かな作業が発生します。印鑑相違による書類の再提出依頼も少なくありませんでした。
そして、入金確認や未入金者への連絡業務は「いつ、何を、どう伝えるか」という経験則に頼っていたため、容易に他者に引き継ぐこともできずにいました。

こうした背景から「hacomono」へのシステム移行を決断しました。標準機能として欠席・振替手続きが保護者自身で行えることに加え、オンライン上での自動決済機能が統合されている点が大きな決め手となりました。

事務時間70％削減。振替チケットによる権利の可視化で振替利用率も好転

「hacomono」導入により、欠席・振替対応、口座振替手続き、出欠管理までがオンラインで実施できるようになり、毎月の事務作業時間は20時間から6時間へ、約70％も削減できました。

最も驚くべき効果は、振替利用率が以前の1%から約70%に飛躍的に向上したことです。以前は、保護者も振替可能回数を把握しにくく、都度振替予約も必要だったので、あまり利用されていませんでした。しかし、現在は「振替チケット」として権利が可視化されたことで、「使わなければ！」という意識が生まれ、結果として、定員に達するクラスも増えました。振替はどんどん利用して欲しかったので、大変嬉しく、これまで以上に教室が活気づいています。また、「hacomono」上で「残り○枠」と表示されるので「人気がある教室」という認知が生まれ、体験からの入会促進効果も感じています。

さらに、「なかなか上達しない」といったご相談を受けた際にも、「hacomono」からレッスン回数を即時確認できるので、「上達している生徒は月に○回通っていますが、お子さまは○回なので、もっと参加できるといいですね」など、データに基づいた説得力のある提案ができるようになったので、保護者との信頼関係も高まっていると感じます。

人にしかできない「対話」や「指導」に時間を割けるようになった今、体操教室としての本来の価値をさらに高められていると実感しています「hacomono」での運営型化が見えてきたので、将来的には県外への新規出店にも挑戦したいと考えています。