お悩み
・LINEや対面での予約調整がインストラクターの負担となり、入力ミスによるトラブルが発生。
・予約・会員情報・カルテのデータが分散しており、確認や管理に手間がかかる。

実現したいこと
・予約管理を自動化することで現場の負担軽減と人為的なミスを削減できる運営体制を構築したい
・各種データを一元管理することで、運営管理側・現場双方が確認・作業しやすい運営フローを実現したい

システム導入効果
・予約対応工数の大幅削減：お客さま側で予約操作が完結することで、インストラクターの予約対応にかかる作業工程を体感で1/2に短縮。
・カルテ情報の質向上：スマートフォンから手軽に顧客情報の確認・入力が可能となり、カルテ情報の質と量が充実。
・運営管理の効率化：クーポン機能によるキャンペーン施策の容易な実施や、各店舗の会員数・売上をリアルタイムで把握できる環境を構築。

インストラクターが担う予約対応により、現場の負荷増と人為的なミスが発生

当社では従来、インストラクターがLINEを通じて、またはレッスン当日にお客さまと直接やり取りをしながら予約調整を行っていました。そのため、インストラクターは常にLINEの確認・返信が欠かせず、休憩時間もゆっくり落ち着くことが難しい状況でした。予約日が確定した後はカレンダーのシェアアプリに登録しますが、手入力であったため入力ミスによるダブルブッキングが発生したこともありました。

また、会員管理やレッスン内容を記載するカルテはExcelで管理しており、予約データと連動していない点にも管理のしづらさを感じていました。今後、店舗数を増やしていくことを見据えたときに、「このままの運用ではいずれ回らなくなる」という危機感があり、早めに課題を解消しておこうと、2店舗目をオープンしたタイミングで会員管理システムの導入を本格的に検討し始めました。

複数社を比較検討し、業界理解への信頼感からhacomonoを選択

hacomonoを知ったきっかけは、Instagramの広告でした。調べていくと、課題となっていた予約管理を自動化できる点に加え、会員ごとの申し送りメモや画像などをカルテ情報として管理でき、それらを会員情報と一元管理できる点に大きな魅力を感じました。
最終的にhacomonoを含めた2社に候補を絞り、営業担当者とミーティングを実施しましたが、フィットネス業界への理解が深く、当社の運営課題にしっかりと寄り添った提案をしてくれたことが印象に残っています。「この会社なら、現場の課題を理解したうえで解決まで伴走してくれそうだ」と感じ、hacomonoの導入を決めました。

予約工程が1/2に短縮、カルテ情報の質が高まる効果で運用改善へ大きな期待

hacomonoの導入により、予約操作はお客さま自身で完結できるようになりました。現在も、ついLINEより連絡をしてしまう方がゼロではありませんが、これまで予約対応にかかっていた作業工程は、体感で1/2まで大幅に削減されています。自動化により入力ミスも起きなくなり、予約トラブルによってお客さまにご迷惑をおかけすることもなくなりました。

会員情報や予約情報、カルテ情報がhacomonoに集約されたことで、運営や現場の情報管理も大きく変わりました。さらに、スマートフォンから手軽に情報を確認・入力できるようになったことで、想定外の効果も生まれています。カルテ入力への意識が高まり、情報の質と量が大きく充実した店舗が出てきたのです。このことは、今後のサービス品質の向上に確実につながっていくと感じています。
工程が多く、手間のかかる作業は、運営側がどれだけ指示をしても現場ではやりきれません。今回の導入を通じて、まずは現場の負担を減らし、無理なく続けられる運用フローを整備することの重要性を改めて実感しました。

そのほか、運営管理者の立場からすると、クーポン機能を活用することで、デジタルクーポンを手軽に発行できる点も、キャンペーン施策を行う際に大きな利便性を感じています。直感的に操作できるわかりやすい画面も、FC店舗への説明や運用ルールの共有がしやすく、拠点が増えても統一した運営がしやすいと感じます。さらに、店舗ごとの会員数や売上などをリアルタイムで把握できることで、課題や改善点にも早期に気づける環境が整いました。

今後は、カルテ入力のように良い取り組みが見られた店舗を社内ミーティングで積極的に取り上げることで、ピラティススタジオSwan全体のお客さま満足度を高めていきたいと考えています。hacomonoの導入によって、これから運営をさらに良い形へと変えていけるという、大きな希望を感じています。