お悩み
・体験受付や会員管理、連絡・決済を別システムやツールで行っており、データの突合や集約に手間がかかる
・利用システムでは非会員管理ができないため、イベント実施はスクール生のみで開催。新規顧客の開拓が進まない
・単発費用を自動で徴収できず、イベントごとに参加費を現金で徴収しており、対応負担と大金を扱うリスクが発生している

実現したいこと
・体験予約・会員管理・決済を一元管理し、事務作業を削減したい
・非会員の管理を実現し、イベントをきっかけにアプローチすることで未来顧客を増やしたい
・単発費用の自動徴収を実現し、イベント時の現金徴収の負担や現金管理のリスクをなくしたい

hacomono導入効果
・体験予約・会員管理・決済までの一元管理を実現し、事務作業を削減
・イベント機能により非会員の管理を実現し、参加対象を拡大。サマーキャンプで売上100万円アップを実現
・キャッシュレス決済の導入で、イベント当日の現金徴収の負担や現金管理のリスクを解消
・事前決済により無断キャンセルが減少し、出席率が向上
・過去のイベント参加者へ「hacomono」からのメール配信が実現し、イベント集客やJリーグの試合観戦への送客にも貢献
・定期的なアップデートで機能性・使いやすさが向上、将来への安心感を醸成

煩雑な事務作業が阻んでいたイベント参加からの新規顧客獲得

当スクールでは以前、会員管理・体験受付・会員への連絡や決済に複数のシステム・ツールを併用していました。運用が複雑である上に、最大の課題は「単発費用の徴収」と「非会員の管理」ができないことでした。本部スタッフの人数が限られるなか、作業負担を考慮すると、イベントはスクール生限定で開催せざるを得ず、新規顧客の開拓が進まない状況でした。

中でもリプレイスを決断する直接的なきっかけとなったのは、イベントでの参加費徴収です。単発の費用徴収ができないため、スクール生向けのイベントでも、当日現金で徴収するしかなく、1日で50〜60万円もの現金を扱うこともありました。「これだけの現金を扱う運用は今の時代に合っていない。管理リスクが大きすぎる」と危機感を覚え、システムのリプレイスを決断しました。

スクールの理想を形にする、柔軟な拡張性と将来性に導入を決断

「hacomono」はWebで入会・予約・決済を一元管理できる上、柔軟に機能を拡張できるパッケージシステムである点が大きな魅力でした。他社に理想の運営を相談しても「実現が難しい」という回答が多い中、hacomonoの営業担当からは「その機能は間も無く追加予定です」という返答があり、実際にそれが実現されました。社内にエンジニアを抱え、定期的な機能アップデートでニーズに応えようとする姿勢に将来性を感じ、導入を決断しました。

イベント機能で対象を非会員にも拡大。売上100万円アップを実現

導入後は、「hacomono」のイベント機能により、単発費用の徴収や非会員の管理が可能となりました。早速、参加対象をスクール生以外にも拡大し、サマーキャンプを開催したところ、約30名の応募があり、その売上は100万円近くに達しました。また、参加費が事前決済になったことで現金管理のリスクが解消された他、コーチからは「当日の無断キャンセルがなくなった」という喜びの声が寄せられています。

「hacomono」に登録された顧客情報にスムーズにメールを送れるようになったことも大きな変化です。次回のイベントや試合観戦キャンペーンのご案内を送ることで、イベントの集客アップだけでなく、Jリーグの試合観戦への送客にもつながっています。
導入前のように、イベントごとに分散している参加者データを統合し、メールアドレスをインポートすることも不要となり、事務作業の削減も実現できました。

今後も、スクール生のさらなる増加に向けてイベントの開催に取り組んで行きます。スクール生の増加は、横浜FCのファンおよび選手の育成や、ビジネスの拡大につながる重要なカギです。これからも認知拡大に向けて、積極的に取り組んで行きたいと思います。