煩雑だった学童運営の振替対応をWeb自動化。業務効率化と保護者の利便性を大幅改善 − 導入事例

フィンランドをはじめとした北欧の教育・保育を参考に、お子さま一人ひとりの個性を伸ばすことを大切にする民間学童保育です。子ども18人ほどに対して3〜4人のスタッフが配置され、日々の成長を丁寧に見守ります。お子さまの意欲を引き出す取り組みを重視し、宿題後は自由時間をしっかりと確保。ゆったりとした環境の中で外国語やアートなど、遊びを通して楽しく学べる場を提供しています。
同社では、事業成長に伴い、振替手続きの煩雑さや画面のわかりづらさを解消するために「hacomono」を導入。振替手続きの自動化により、事務作業の削減と、保護者さまの利便性向上を実現しました。新たに創出された時間をサービス品質の向上へとつなげています。

お悩み
・振替利用にあたって、都度運営側と保護者間での調整が必要となり、双方の負担となっていた
・操作画面がわかりづらく誤操作が発生するなど保護者の負担が高いのではと気になっていた

実現したいこと
・運営側・保護者どちらの負担もできるだけ軽減し、スムーズな振替フローを実現したい
・誤操作が発生しないような保護者にわかりやすい予約システムを導入したい

hacomono導入効果
・直感的に操作できる画面で「見やすくなった」と好評。誤操作が減り、振替や追加での予約利用も増加
・振替手続きのWeb化・自動化で事務負担と週末対応の運営側の負担を軽減。より良いサービス提供に注力可能に
・対象を絞ったメール配信により、保護者への情報伝達が正確かつ迅速に改善
・自動の枠数管理／キャンセル待ち機能で透明性の高い運営を実現

事業成長に伴い顕在化した、属人的な振替対応負担と操作性問題

当社は地域に根差した小規模運営からスタートし、Excelで日々の運用管理を行っていました。その後、お子さまが増えてきたことで業務用アプリによる運用管理に切り替えましたが、次第に様々な点で課題を感じるようになりました。
例えば振替利用は、保護者さまからご連絡いただき、運営側で振替日の状況を確認して返信、その後業務用アプリへ入力するというもので、運営側と保護者さま、双方に負担となるものでした。施設へのご連絡は原則「平日のみ」としていましたが、急な振替希望のお問い合わせが土日に入ることも多く、週末も気が抜けない状態でした。

さらに、保護者さま側の操作性にも大きな課題がありました。アプリ画面について「わかりづらい」というお声が多数寄せられていたほか、昼食の申込や欠席申請を誤った日に入れてしまうなどの誤操作も多く、ご迷惑をおかけしていました。

操作性の高さと振替機能が導入の決定打に

運用に課題はあったものの、システムの変更には労力がかかります。なかなか決心できずにいましたが、1日の利用人数が設立当初の約3倍となり、いよいよ運用に限界を感じるようになりました。新たに採用したスタッフへの引き継ぎをよりスムーズに実施するためにも、思い切って会員管理システムを導入することにしました。

いくつかのシステムを検討する中で、「hacomono」は説明書などがなくても操作を進めていける直感的なわかりやすさがあり、保護者さまの利便性を大きく高められると感じました。なかでも、従来負担となっていた振替対応を自動化できる点が決め手となりました。さらに、一手間必要ではありますが、夏休みなど長期休暇中も営業時間や利用条件を変更できる点も魅力の1つでした。

手続きの自動化で時間的・心理的な余裕を創出、サービス品質向上に注力

「hacomono」導入により、まず保護者さまの操作ストレスを大幅に削減することができました。直感的に操作できる画面設計により、「以前よりずっと見やすくなった」という声が寄せられた上、誤操作もなくなりました。中には「通っているジムでも『hacomono』を利用している」という方もおり、汎用性の高さを感じています。

振替手続きも24時間いつでもスマートフォンから行えるようになり、運営側・保護者さま双方の利便性が向上しました。保護者さま側で空き状況の確認からチケット購入、予約までを手軽に実施できるようになり、日々の利用も増加傾向にあります。
運営側としても、振替手続きの自動化で事務作業を削減できただけでなく、週末の急な連絡にも気を張る必要がなくなり、心理的な負担も大幅に軽減されました。
さらに、振替期限などのルールをシステムが自動でコントロールするようになったことで属人的な対応が減り、より透明性のある運営を実現できた他、メール配信機能により、学年や小学校別などの条件で特定の保護者さまだけに情報を届けられるようになり、情報伝達の正確性とスピードも向上しています。

時間的・心理的に余裕が生まれたことで、今では、子どもたち一人ひとりの成長ケアや、保護者さまやスタッフとのコミュニケーションといった“人にしかできない仕事”により多くの時間を充てることができています。結果として、サービス品質の向上にもつながり、学童としての価値をさらに高めることができました。今後は「hacomono」を通して潜在顧客を増やし、イベントへの参加を促していく予定です。より多くの方に、この施設の魅力を感じていただけるように取り組んで行きます。