事例概要
1975年に設立された、東北を中心に展開する老舗英会話スクールです。母国語における教員資格やTESOL（外国語としての英語教授法）資格を有するネイティブ講師による担任制レッスンを導入し、着実なレベルアップをサポートしています。

同スクールは、約30年前に外部に開発を依頼した社内システムで会員管理を行っていましたが、手作業で補足するアナログな事務作業が多く、スタッフの大きな負担となっていました。さらに、社内にそのシステムを更新できる者がいなかったため、約30年間アップデートされておらず、その間にPCのOSアップデートによる不具合も発生。今後の運用に不安が募っていました。

また、進行する人手不足の中、各校舎に日本人スタッフがいることが理想であるものの、将来を見据えると、1人のスタッフが複数の店舗を遠隔で管理できる体制づくりが必要だと感じていました。そこで、理想的な会員管理を実現し、クラウド上で遠隔管理も可能な「hacomono」を採用しました。

お悩み
・既存の社内システムには会員情報を柔軟に変更したり詳細な生徒情報の記録機能がなく、手作業で補う作業が多い
・売上データを各拠点で月末に手作業で集計しており、リアルタイムでの確認ができない
・トラブル対応には現地訪問が必要で、遠隔からの運営管理が困難

実現したいこと
・手作業をなくし、誰でも直感的に操作できるシステムを導入することで、スタッフの負担軽減と業務の標準化を図りたい
・各校舎の売上データや会員情報をリアルタイムで把握できる体制を構築し、データに基づく迅速な経営判断と施策立案を実現したい
・将来的な人手不足を見据え、現地に行かずとも複数店舗を遠隔で管理できる運用体制を確立したい

hacomonoに期待すること
・会員情報の自動反映や休会・退会などの各種手続きのWeb化で、事務作業を大幅に削減
・データを一元管理することで、各校舎の売上や生徒情報をリアルタイムで集計可能にしたい。さらに、兄弟・家族会員の情報紐づけや、割引も自動適用される運用の実現
・遠隔管理により、現地に赴かずとも運用管理やサポートが行える環境の構築

株式会社エデュケイション 事業部長　堀 可奈 様のコメント

導入を検討する中で、一番の懸念はやはりコスト面でした。
ただ、複数のシステムを比較する中で、「hacomono」は初期費用を抑えられるうえ、無料アップデートによって導入後のメンテナンスコストもかからないことがわかり、安心して導入を決めることができました。実際のデモ画面を見た際も、売上分析や各拠点の情報が視覚的にわかりやすく、画面に沿って操作すればスムーズに扱えると感じました。

これまで使っていた社内システムでは、生徒情報を細かく記録できず不便でしたが、「hacomono」では学年や英検の取得履歴といった詳細情報まで記録できます。条件を指定して特定の生徒だけを抽出できるため、試験の案内なども対象者にピンポイントで届けられるようになることも嬉しいです。

Excel作成などのペーパーワークにかけていた時間は、いわゆる「売上に直結しない業務」です。これらを削減できることで、今後はスタッフが新規顧客の開拓や、既存顧客へのより手厚いフォローに力を注げるようにしていきたいと思っております。