お悩み
・従来システムの決済業務が煩雑で、手動での請求作業、請求漏れの調整、現金でのやり取りに時間と労力を要している
・メールでの体験日時調整や、手動でのスケジュール登録など、事務作業に多くの時間を要している
実現したいこと
・決済業務を全面オンライン化し、課題のある入会初期費用や単発費用の請求業務の負担を軽減したい
・体験予約調整の自動化により日時調整業務を削減したい
・事務作業を削減し、スクールの運営品質の向上や、事業拡大に向けた業務に時間を使いたい
hacomono導入効果
・入会初期費用・単発費用のオンライン決済化により、スタッフの請求業務がゼロに
・オンライン物販で商品注文〜決済が一気貫通で完結。名入りTシャツが想定の約3倍の売上を達成
・定員管理機能により生徒数を確実にコントロール。コーチが指導に集中でき、運営品質が向上
・3ヶ月で会員数50名増加、昨年同月比で総売上約80万円増加を実現
「請求漏れ」「メール対応に半日」…事務手続きに限界を迎えた運営
岐阜スゥープスでは、以前は別の会員管理システムを利用していましたが、月会費の徴収はできるものの、単発費用は手動対応が必要でした。遠征費やユニフォーム代などを一人ずつ確認してシステムに追加する作業は時間がかかり、「hacomono」導入前の数ヶ月間は毎月請求漏れが頻発していました。保護者への謝罪と訂正対応に追われ、請求業務は毎回神経をすり減らすストレスの大きい作業でした。
さらに、入会初期費用は現金で徴収していたため、事務所に現金が保管されることもあり、セキュリティ面でも大きな課題を抱えていました。
体験予約の受付や日時調整にも課題がありました。当初はホームページからのメール予約で受け付けていましたが、問い合わせが増えるとメールの履歴が混在し、予約順がわからなくなることもありました。その後Googleフォームに切り替えましたが、日時調整や問い合わせ対応業務に半日を費やす日も多くありました。その他にも、毎週固定のレッスンも一つずつ日時や場所を手動登録する必要があるなど、事務作業に毎月多くの時間を費やしていました。
体験希望の問い合わせが増え、スクールの拡大も予定する中、「今のまま拡大したら、運営が破綻する」という危機感を覚え、新しい会員管理システムの導入を決断しました。
信頼できるバスケットボールスクールからの推薦で「hacomono」を導入
抱えていた課題について、同じくバスケットボールスクールを運営する知り合いに相談したところ、「運営がとても楽になるから、うちのスクールが利用している『hacomono』を絶対に導入した方がいい」と勧められました。早速問い合わせて話を聞くと、これまで手作業で行っていた請求業務を自動化できることがわかりました。さらに、メールでの日時調整に追われていた予約受付においても、スタッフを介さずにお客さま側で完結できるなど、「これなら事務作業を大きく削減できそう」と期待が高まりました。何より、すでに「hacomono」で運用している、信頼できる方から勧められたことが、導入への大きな後押しとなりました。
決済のweb自動化により業務量が大幅削減し、売上・会員数の増加を実現
「hacomono」の導入により、入会初期費用・月会費・単発費用のすべてをクレジットカードによるweb決済で自動化できるようになりました。これまで毎月の請求や現金の取り扱いに追われていたスタッフの業務は大幅に軽減され、心理的負担も解消されました。通常のレッスンに＋αで必要な遠征費や冷暖房費用の請求もチケット化することにより「このチケットを買えば良い」と単純周知できるようになり、支払い漏れを防げています。
この決済の自動化は、業務軽減だけでなく、売上増加にも直結しています。例えば物販では、保護者がスマートフォンから商品選択・決済まで完結できるようになったことで購入のハードルが下がり、名前入りTシャツは当初の想定を上回る90名近くから注文をいただきました。
加えて、体験枠の自動調整や定員管理機能で生徒数の上限を管理できるようになったことで、現場のコーチが無理なく指導に集中できる環境が整い、スクール全体の運営品質が向上しました。
入会手続きが手軽になった影響なども重なり、満足度向上から、「hacomono」導入後3ヶ月で会員数は50名増加しています。会員増と物販の好調から、2025年5月の売上は前年同月比で約80万円増加という大きな成果を得ることができました。
曜日や時間が固定化されたクラスの自動繰り返し登録機能により、事務作業時間は従来の1/2に削減。大きく見積もっても「hacomono」がスタッフ1名分の働きをしてくれるため、スタッフを増やすことなく会員増・収益増が達成できたことは、経営上大きな成果だと考えています。
こうして生まれた時間を活かし、今後はスクールをより多くの方に知っていただくためのイベント開催や、オンラインでの新商品販売にさらに力を入れ、事業の拡大を目指します。将来的にはプロ選手を輩出できる環境づくりに取り組んでいきます。
