会員管理と決済を一元化し、月160時間の事務作業を削減。“人にしかできない仕事”に集中できる体制へ − 導入事例

株式会社LAVA Internationalが運営する「FIRSTSHIP」は、ヨガ・ピラティスインストラクターを養成するスクールです。国内最大級のネットワークをもつLAVAの指導ノウハウを活かし、受講者一人ひとりがスキルアップできる指導体制を提供。国際的なヨガ資格発行団体「全米ヨガアライアンス」の正式認定校として、これまでに13,000人以上のインストラクターを輩出しています。
同スクールでは、会員情報と支払い管理を別々のシステムで運用していたことで、事務作業が煩雑化していました。これらを「hacomono」でWeb上に一元化したことで、月160時間以上の事務作業削減と人為的なミスの発生を抑制。スタッフがよりお客さま対応に専念できる体制を整え、事業拡大に向けた基盤を築きました。

お悩み
・会員管理システムと決済に別システムを利用しており、データが連携していないため二重入力などの作業負担が発生している他、入力ミスにもつながっている
・事務作業が多いため、スタッフがお客さま対応に集中できず、事業拡大も難しい
・各オンラインレッスンのZoomリンクを手動で発行・共有しているが、わかりづらさから誤入室が発生している

実現したいこと
・会員管理と決済を一元化して事務作業を削減し、スタッフがお客さま対応に集中できる環境づくり
・Zoom自動連携により、オンラインレッスンの利便性向上と作業負担の軽減

hacomono導入効果
・会員管理と決済の一元管理により月160時間以上の事務作業を削減、スタッフがお客さま対応に集中できる環境を実現
・銀行振込からクレジットカード決済へ移行し、入金確認の負担が大幅に軽減
・Zoom自動連携によりリンク発行作業が不要になり、誤入室も解消

事業拡大の障壁となる“手作業依存”の運営体制

当社では従来、会員管理システムと決済システムを別運用しており、データ連携がされないため、スタッフは決済システムで入金確認を行った後、お客さまへお礼メールを送信したり、会員管理システムへのプラン登録・座席の確保といった一連の作業を手動で行う必要がありました。さらに、紙の入会申込書に記載された情報を会員管理システムへ入力する作業も発生するなど、スタッフは指導の合間に多くの事務作業に対応していました。業務が立て込むと入力間違いも発生し、さらに事務作業が増える悪循環を生み出していました。

また、オンラインレッスンにも課題がありました。各レッスンのZoomリンクをスタッフが手動で発行し、一覧表にまとめてお客さまに共有していましたが、同時間帯のレッスンが重なると誤入室が発生するなど、お客さまから「わかりづらい」といったお声が寄せられていました。
FIRST SHIP事業も軌道に乗り、今後3倍、5倍、さらには10倍の事業拡大を見据えて、スタッフが指導に集中でき、かつお客さまにとっても利用しやすい環境を整えるため、システムのリプレイスを決断しました。

「必要な機能の網羅性」と「迅速なサポート体制」が選定の決め手に

システム選定にあたっては、課題であった会員管理と決済の一元管理や、オンラインレッスンへの対応など複数の要件を挙げ、いくつかのサービスを比較検討しました。その中で「hacomono」は、クレジットカード決済連携、Zoom連携といった必要な機能が最も充実しており、課題を一挙に解決できる点が大きな決め手となりました。
さらに、ウェルネス業界での導入実績が圧倒的に多いことや、アップデートを積極的に行っていること、導入後の機能拡張への期待も決定を後押ししました。導入中のサポート体制のレスポンスの速さも高く評価しています。

月160時間以上の事務作業を削減。入社前後のギャップを解消し、講師が指導に集中できる環境へ

導入後は、会員管理と決済が一元管理できるようになった上、Web化でお客さま自身で入会申込から決済、レッスン予約が実施できるようになり、営業時間外の対応も可能になりました。
以前は決済のほとんどを占めていた銀行振込も、現在は約7割がクレジットカード決済に。入金確認の負担が大幅に軽減されたことで、月160時間以上の事務作業を減らすことに成功しました。

さらに、Zoom連携により、各レッスン参加者へは自動でURLが配信されるようになったことで、誤入室も解消。イベントやパーソナルレッスンのチケットもWebで購入できるなど、お客さまの利便性も大きく向上させることができました。

事務作業の削減は、スタッフの働きがい向上にもつながっています。もともと指導やお客さまとのコミュニケーション、企画開発に魅力を感じて入社するスタッフが多い中、従来は多くの事務作業があったため、「入社して想像以上に事務作業が多いと感じた」という声もありました。「hacomono」導入により入社前後のギャップを解消し、より意欲的に働ける環境が整えられたことは、今後、事業を拡大していく上で確かな推進力となるはずです。
これからも引き続き、ヨガ・ピラティスインストラクターの育成という2大事業に注力しながら、人々の心身の健康を支える「総合ヘルスケアスクール」として新たに第三の経営の柱も育てていきたいと考えています。